مستندسازی

سازمان های موفق سهم عمده ای از موفقیت خود را مدیون مستندسازی استاندارد و موثر می دانند، چرا که تعیین مسیر پیشرفت سازمان و پیش بینی آینده تنها بر پایه تحلیل درست گذشته و مسیر طی شده میسر است و این تحلیل اگر بر پایه گردآوری داده های فرآیندهای مختلف سازمان و رسیدن به اطلاعات مبتنی بر تجزیه و تحلیل این داده ها و معنی دار کردن آنها باشد می تواند اثربخش باشد. این مهم نیز میسر نیست مگر آنکه داده ها در سازمان از طریق مستندات کاغذی یا الکترونیک به موقع مشخص، مدون، ثبت و سپس تبدیل به اطلاعات گردد تا مدیران بتوانند با تحلیل اطلاعات به دانش سازمانی دست پیدا کنند.

آنچه از مستندسازی در یک سازمان بسیار اهمیت دارد این است که اطلاعات سازمان به نحو مناسب مدون شوند. بنابراین شکل مستندسازی و رسانه های آن نباید دست و پای سازمان را برای یک مستندسازی چابک محدود کند. اما برای آنکه سازمان بتواند مدعی باشد که از شیوه ای استاندارد برای مستندسازی اطلاعات استفاده کرده است خوبست از مبانی مستندسازی تبعیت نماید. بعنوان مثال برای مدون کردن گردش اطلاعات فرایندها در سازمان بهتر است فرم طراحی شود (کاغذی یا تحت وب) ولی برای تشریح نحوه انجام کارها و فرآیندها باید دستورالعمل های کاری یا خطوط راهنمای فرایند و نقشه های گردش کار مدون شود. از این رو اگر خواسته باشیم از تفاوت مستندات لازم برای یک سازمان آگاه باشیم بد نیست با تعاریف استاندارد برخی از مهمترین اشکال مستندسازی آشنا باشیم:

فرم: Form

فرم ها اطلاعات مدونی که به منظور ثبت داده های مورد نياز در سيستم، نگهداری شده و مورد استفاده قرار ميگيرد. 

يادآوری: با ورود داده ها، فرم به اطلاعات مدونی تبديل مي شود (يعني يک سابقه)، که می بايستی حفظ شود.

برای آشنایی بیشتر با فرم ها و کارکرد آنها مقاله نقش فرم های اجرایی در سازمان را مطالعه کنید.

دستورالعمل کاری: Work Instruction

شرح تفصيلی چگونگی انجام وظايف
مثال: شرح مکتوب تفصيلی، نمودارهای جريان، قالب ها، الگوها، يادداشت های فنی درج شده در نقشه ها، مشخصات، کتابچه راهنمای تجهيزات، تصاوير، صداها و فيلم ها، چک ليست ها يا ترکيبی از آنها

روش اجرایی: Procedure

روش‌های اجرايی مدون به صورت متن، نمودارهای گردش کار، جداول يا تركيبي از آن‌ها و يا هر روش ديگری كه متناسب با نيازهاي سازمان باشد، توسط سازمان مشخص شود. روش‌های اجرايی مدون بايستی شامل اطلاعات ضروری بوده و دارای شناسه منحصر به فرد  باشد. در روش‌های اجرايی می توان به دستورالعمل‌های كاری كه نحوه واقعی انجام يك فعاليت را شرح می دهند، ارجاع داد. روش‌های اجرايی مدون معمولاً فعاليت هايی را شرح مي‌دهند كه مربوط به امور مختلف است در حالی كه دستورالعمل‌های كاری عموماً مربوط به كارهايی است كه برای انجام یک وظیفه صورت مي‌گيرد.

برای آشنایی با نحوه نوشتن یک روش اجرایی، مقاله چگونه یک روش اجرایی بنویسیم را مطالعه نمایید.

در حال حاضر سازمان ها کمتر از شکل کاغذی مستندات استفاده می کنند چرا که نسخ الکترونیکی مستندات به سبب مزایایی که دارند کاربرد بیشتری پیدا کرده است. برخي از مزايای استفاده از رسانه ‎هاي الكترونيكي عبارتند از:

• كاركنان ذيربط همواره به اطلاعات روزآمد يكسان دسترسي دارند.
• دسترسي و اعمال تغييرات در آنها به سادگي انجام مي‌گيرد و تحت كنترل قرار دارد.
• توزيع آن‌ها بلافاصله صورت گرفته و به سادگي تحت كنترل است، ضمن آنكه گزينه چاپ نسخ كاغذي نيز وجود دارد.
• امكان دسترسي به مدارك از مكان هاي دور  وجود دارد.
• پس گرفتن مدارك منسوخ‌شده ساده و اثربخش است.