تحلیل فاصله Gap analysis به عنوان یک ابزار مدیریتی، برای مقایسه و تحلیل تفاوت بین وضعیت فعلی سازمان و وضعیت مطلوب آن در آینده استفاده می‌شود. به عبارت دیگر، Gap analysis به معنی تحلیل تفاوت بین وضعیت فعلی سازمان و وضعیت مطلوب آن در آینده است.
در فرآیند Gap analysis، ابتدا باید وضعیت فعلی سازمان در یک حوزه مشخصی را شناسایی کرد. سپس وضعیت مطلوب در همان حوزه را تعیین کرده و تفاوت بین دو وضعیت را محاسبه می‌کنیم. این تفاوت به عنوان یک "گپ" (Gap) شناخته می‌شود.
با شناسایی گپ‌ها، سازمان می‌تواند شروع به برنامه‌ریزی و اجرای تغییراتی کند که بهبود وضعیت فعلی را به سمت وضعیت مطلوب هدایت کند. این تغییرات می‌تواند شامل تغییر فرآیندها، بهبود مهارت‌های کارکنان، استفاده از فناوری‌های جدید و مواردی دیگر باشد.
Gap analysis برای بسیاری از بخش‌های سازمانی مانند برنامه‌ریزی استراتژیک، مدیریت پروژه، بهبود فرآیندها و بهبود کیفیت، بسیار مفید است. با استفاده از Gap analysis، سازمان می‌تواند بهبود وضعیت فعلی خود را به سمت وضعیت مطلوب هدایت کند و برای رشد و توسعه بهتر آماده شود.

مراحل Gap analysis 
برای انجام Gap analysis برای سازمان خود، می‌توانید از مراحل زیر استفاده کنید:
1. شناسایی هدف: ابتدا باید هدف مورد نظر خود را مشخص کنید. این هدف می‌تواند شامل بهبود فرآیندها، افزایش سودآوری، بهبود رضایت مشتریان و موارد دیگر باشد.
2. تعیین معیارهای موفقیت: برای ارزیابی پیشرفت در راستای هدف، باید معیارهای موفقیت را تعیین کنید. این معیارها باید قابل اندازه‌گیری و قابل تحلیل باشند.
3. شناسایی وضعیت فعلی: بررسی کنید که وضعیت فعلی سازمان در رابطه با هر یک از معیارهای موفقیت چگونه است. این شامل بررسی فرآیندها، سیستم‌ها، مهارت‌های کارکنان و موارد دیگر است.
4. تعیین وضعیت مطلوب: تعیین کنید که وضعیت مطلوب در رابطه با هر یک از معیارهای موفقیت چگونه است. این می‌تواند شامل تعیین استانداردهای برتری در رابطه با فرآیندها، سیستم‌ها و مهارت‌های کارکنان باشد.
5. تحلیل فاصله: با مقایسه وضعیت فعلی با وضعیت مطلوب، تفاوت‌ها یا گپ‌ها را شناسایی کنید. این گپ‌ها می‌توانند نشان دهنده نیاز به تغییر فرآیندها، افزایش مهارت‌های کارکنان، استفاده از فناوری‌های جدید و موارد دیگر باشند.
6. برنامه‌ریزی تغییرات: برای رفع گپ‌ها و بهبود وضعیت فعلی، باید برنامه‌ریزی و اجرای تغییراتی را که بهبود وضعیت را به سمت وضعیت مطلوب هدایت می‌کند، انجام دهید.
7. پیگیری و ارزیابی: بعد از اجرای تغییرات، باید پیگیری و ارزیابی برای بررسی پیشرفت و ارزیابی موفقیت تغییرات انجام شود.
در کل، انجام Gap analysis به شما کمک می‌کند تا گپ‌ها را شناسایی کنید و تغییراتی را اجرا کنید که بهبود وضعیت فعلی را به سمت وضعیت مطلوب هدایت کند.