سامانه‌های مدیریتی مورد نیاز برای یک سازمان به شدت به نوع و اندازه سازمان و صنعت مرتبط با آن وابسته است. با این حال، برخی از سامانه‌های مدیریتی عمومی که ممکن است در بسیاری از سازمان‌ها نیاز باشد، عبارتند از:

1. سامانه مدیریت روابط با مشتریان (CRM): این سامانه به سازمان کمک می کند تا ارتباطات خود با مشتریان خود را بهبود بخشد و برای آنها تجربه بهتری فراهم کند.

2. سامانه مدیریت منابع انسانی (HRM): این سامانه به سازمان در مدیریت پرسنل، مدیریت حقوق و دستمزد، مدیریت مرخصی و مراقبت‌های بهداشتی و سایر مسائل مرتبط با پرسنل کمک می کند.

3. سامانه مدیریت شبکه (NMS): این سامانه به سازمان در مدیریت شبکه و دسترسی به اطلاعات مرتبط با شبکه و تجهیزات مختلف کمک می کند.

4. سامانه مدیریت پروژه (PM): این سامانه به سازمان در مدیریت پروژه‌ها، برنامه‌ریزی، پیش بینی هزینه و زمان و مدیریت منابع کمک می کند.

5. سامانه مدیریت مالی (FM): این سامانه به سازمان در مدیریت مالی، پیش بینی هزینه، گزارش دهی مالی و مدیریت مالیات کمک می کند.

6. سامانه مدیریت موجودی (IM): این سامانه به سازمان در مدیریت موجودی، کنترل موجودی، پیش بینی تقاضا و مدیریت تامین کمک می کند.

7. سامانه مدیریت ارتباط با تامین کنندگان (SRM): این سامانه به سازمان در مدیریت ارتباط با تامین کنندگان، تحلیل عملکرد تامین کنندگان و مدیریت تأمین کمک می کند.

8. سامانه مدیریت محتوا (CMS): این سامانه به سازمان در مدیریت محتوای وب سایت، نرم افزار، اسناد و سایر محتواها کمک می کند.

9. سامانه مدیریت روابط با افراد (PRM): این سامانه به سازمان در مدیریت روابط با افراد مختلف مانند مشتریان، پرسنل، تامین کنندگان و سایر ارتباطات کمک می کند.

سازمان‌ها نیازمند سامانه‌های مدیریتی متنوع هستند و بسته به نیازهای خود، می توانند از سامانه‌های مدیریتی مختلف استفاده کنند. همچنین، سازمان‌ها ممکن است نیاز داشته باشند تا سامانه‌های مختلف را با یکدیگر ادغام کنند تا به صورت جامع و هماهنگ باشند و بهبود کارایی سازمان را فراهم کنند.

فرایند پیاده سازی

پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی در یک سازمان، مراحلی را شامل می‌شود که بسته به نوع و اندازه سازمان و سامانه مورد نظر ممکن است متفاوت باشد. با این حال، چند مرحله عمومی در پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی وجود دارد که به صورت کلی عبارتند از:
1. تعیین نیازهای سازمان: در این مرحله باید نیازهای سازمان در حوزه مدیریتی را تعیین کرد و سپس سامانه‌ای که بتواند بهترین پاسخ به این نیازها را ارائه کند انتخاب شود.
2. تحلیل نیازها و طراحی سامانه: در این مرحله، نیازهای سازمان تحلیل شده و مشخص می‌شود که سامانه باید چگونه طراحی و پیاده‌سازی شود تا به بهترین شکل، نیازهای سازمان را برطرف کند.
3. انتخاب سامانه: بعد از تحلیل نیازها و طراحی سامانه، باید یک سامانه مناسب برای پیاده‌سازی انتخاب شود. در این مرحله باید به مواردی مانند قابلیت‌ها، هزینه‌ها، پشتیبانی و قابلیت ادغام با سامانه‌های موجود در سازمان توجه شود.
4. پیاده‌سازی سامانه: در این مرحله، سامانه انتخاب شده باید پیاده‌سازی شود. این شامل نصب و پیکربندی سامانه، انتقال داده‌ها، آموزش کاربران و تست و رفع اشکالات است.
5. راه‌اندازی سامانه: بعد از پیاده‌سازی، سامانه باید راه‌اندازی شود و به کاربران ارائه شود.
6. آموزش و پشتیبانی: پس از راه‌اندازی، باید کاربران آموزش داده شوند تا بتوانند به درستی از سامانه استفاده کنند. همچنین، پشتیبانی نیز باید به منظور رفع هرگونه اشکالات و مشکلاتی که در استفاده از سامانه ایجاد می‌شود، فراهم شود.
7. به‌روزرسانی و پیشرفت: سامانه باید به‌روزرسانی و پیشرفت دائمی داشته باشد تا بتواند با تغییرات در سازمان و تکنولوژی همگام شود.
پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی در یک سازمان، فرایندی پیچیده است که نیاز تعیین نیازهای سازمان تا به‌روزرسانی و پیشرفت دائمی سامانه شامل چندین مرحله است. برای اجرای موفق این فرایند، نیاز به تیمی از افراد با تخصص‌های مختلف مانند مدیر پروژه، تحلیل‌گر، برنامه‌نویس، کارشناسان امنیتی و غیره دارید. همچنین، باید در نظر داشت که پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی به سرمایه‌گذاری قابل توجهی نیاز دارد و باید در برنامه‌ریزی بودجه، هزینه‌های مربوط به سامانه‌های مدیریتی را در نظر گرفت.

مزایا و معایب

تصمیم بر اینکه طراحی و تولید و پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی بهتر است توسط خود سازمان انجام شود یا برون‌سپاری گردد، به عوامل مختلفی بستگی دارد که باید در نظر گرفته شود. به طور کلی، هر دو روش دارای مزایا و معایبی هستند که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:


برای طراحی و تولید و پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی توسط خود سازمان، مزایای زیر وجود دارد:
1. دسترسی به دانش و تجربه داخلی: با انجام این کار توسط خود سازمان، می‌توان از دانش و تجربه داخلی استفاده کرد و به نتیجه بهتری دست یافت.
2. کنترل بیشتر: با انجام این کار توسط خود سازمان، می‌توان از نظر کنترل بر روی فرایند پیاده سازی و نیز امنیت داده‌ها، بیشترین کنترل را داشته باشد.
3. افزایش اعتماد سازمان به سامانه: با توجه به اینکه سازمان به طور کامل مسئولیت پیاده‌سازی و راه‌اندازی سامانه را به عهده دارد، می‌تواند به سامانه بیشتر اعتماد کند.
4. کاهش هزینه‌ها در بلند مدت: با توجه به اینکه پیاده‌سازی سامانه توسط خود سازمان انجام می‌شود، می‌توان هزینه‌هایی مانند هزینه برون سپاری، هزینه آموزش و هماهنگی کمتری را در بلند مدت پرداخت کرد.


همچنین، برون‌سپاری طراحی و تولید و پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی نیز دارای مزایای زیر است:
1. دسترسی به تخصص و تجربه شرکت‌های حرفه‌ای: با برون‌سپاری، می‌توان به تخصص و تجربه شرکت‌های حرفه‌ای دسترسی پیدا کرد و از این تجربه و دانش بهره‌مند شد.
2. کاهش هزینه‌ها در کوتاه مدت: با برون‌سپاری، می‌توان هزینه‌هایی مانند هزینه‌های آموزش، تجهیزات و برنامه‌ریزی را در کوتاه مدت کاهش داد.
3. افزایش سرعت پیاده‌سازی: با توجه به تخصص شرکت برون‌سپاری، می‌توان سرعت پیاده‌سازی را افزایشداد.
4. مسئولیت کمتر: با برون‌سپاری، مسئولیت پیاده‌سازی و راه‌اندازی سامانه به عهده شرکت برون‌سپاری است و سازمان می‌تواند مسئولیت‌های خود را کمتر کند.

در نهایت، تصمیم برای انجام طراحی و تولید و پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی توسط خود سازمان یا برون‌سپاری، به عوامل مختلفی مانند اندازه سازمان، بودجه، دانش و تجربه داخلی و تخصص شرکت‌های برون‌سپاری بستگی دارد و باید با دقت بررسی شود.


معایب طراحی و تولید و پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی توسط خود سازمان:
1. نیاز به تجربه و دانش داخلی: برای طراحی و تولید و پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی توسط خود سازمان، نیاز به داشتن تجربه و دانش داخلی برای انجام این کارها وجود دارد، که ممکن است در بعضی از سازمان‌ها، این دانش و تجربه در دسترس نباشد.
2. نیاز به بودجه و سرمایه‌گذاری: برای انجام این کارها، نیاز به بودجه و سرمایه‌گذاری برای تجهیزات، نرم‌افزار، آموزش و استخدام نیروی انسانی دارد.
3. زمان‌بر بودن: طراحی و تولید و پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی توسط خود سازمان، ممکن است زمان‌بر باشد و به مدت طولانی از زمان و انرژی کارکنان سازمان ربع‌نشینی شود.
4. خطرات امنیتی: در صورتی که سازمان به امنیت داده‌های خود اهمیت ندهد، با پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی توسط خود سازمان، خطرات امنیتی برای داده‌های مهم و محرمانه وجود دارد.

معایب برون‌سپاری طراحی و تولید و پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی:
1. از دست دادن کنترل: با برون‌سپاری، ممکن است کنترل پیاده‌سازی و امنیت داده‌ها از دست رفته و این موضوع می‌تواند برای سازمان خطرناک باشد.
2. هزینه‌های بیشتر در بلند مدت: در بلند مدت، هزینه‌های برون‌سپاری ممکن است بیشتر از هزینه‌های پیاده‌سازی توسط خود سازمان باشد.
3. مشکلات در هماهنگی: انتظار هماهنگی بین سازمان و شرکت برون‌سپاری برای پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی، ممکن است منجر به مشکلات در هماهنگی و ارتباط بین دو نهاد شود.
4. نیاز به انتخاب شرکت برون‌سپاری مناسب: برای برون‌سپاری، نیاز به انتخاب شرکت برون‌سپاری مناسب با تجربه و تخصص کافی در زمینه طراحی و تولید و پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی وجود دارد، در غیر این صورت ممکن است مشکلاتی در پیاده‌سازی سامانه‌ها وجود داشته باشد.
برای انتخاب بهترین روش برای طراحی و تولید و پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی، باید مزایا و معایب هر دو روش را با توجه به وضعیت و نیازهای سازمان بررسی کرد و سپس تصمیم گیری کرد.

برای انتخاب بهترین روش برای طراحی و تولید و پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی سازمان، می‌توانید از رویکردهای زیر استفاده کنید:
1. بررسی نیازهای سازمان: برای انتخاب بهترین روش، نیاز است که نیازهای سازمان در زمینه سامانه‌های مدیریتی شناسایی شود. این کار می‌تواند با برگزاری جلسات کارگروهی، مصاحبه با کارکنان سازمان و بررسی مستندات و فرآیندهای سازمانی انجام شود.
2. بررسی مزایا و معایب هر روش: برای انتخاب بهترین روش، مزایا و معایب هر دو روش (طراحی و تولید و پیاده‌سازی توسط خود سازمان و برون‌سپاری) باید با دقت مورد بررسی قرار گیرند.
3. بررسی تجربه و تخصص داخلی سازمان: اگر سازمان دارای تجربه و تخصص داخلی برای طراحی و تولید و پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی است، بهتر است از این تجربه و تخصص بهره گرفته شود.
4. بررسی تجربه شرکت‌های برون‌سپاری: اگر سازمان تصمیم می‌گیرد که سامانه‌های مدیریتی خود را برون‌سپاری کند، باید شرکت‌های برون‌سپاری مختلف را بررسی کند و تجربه و تخصص آن‌ها در زمینه طراحی و تولید و پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی را بررسی کند.
5. ارزیابی هزینه‌ها: برای انتخاب بهترین روش، هزینه‌های مربوط به هر دو روش بررسی شود و بر اساس این ارزیابی، روش مناسب برای سازمان انتخاب شود.
6. بررسی خطرات امنیتی: باید خطرات امنیتی مرتبط با هر دو روش (طراحی و تولید و پیاده‌سازی توسط خود سازمان و برون‌سپاری) بررسی شود و روشی که امنیت داده‌های سازمان را بهترین حالت تضمین می‌کند، انتخاب شود.
با توجه به این رویکردها و بررسی دقیق نیازهای سازمان، می‌توان بهترین روش برای طراحی و تولید و پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریتی را انتخاب کرد.