1- چرا مدیرها عاشق جلسات کاری هستند؟!

این یک محیط کار بیمار است

یکی از جلسات اداری خود را تصور کنید. در حالی که همه شوالیه ها (مدیران و سرپرستان) دور میز کنفرانس نشسته اند و به رئیس بزرگ (مدیرعامل) توجه می کنند، به نظر می رسد که توافقنامه ای در سکوت کامل اجرا می شود. هیچ یک از شوالیه ها صحبتی نمی کنند، چرا که می ترسند از طرف رئیس ضربه ای به آنها وارد شود. سپس جلسه بعدی برگزار می شود. پس از آن نیز جلسات دیگر. همه حاضرین می دانند که نباید افکار خود را به صدای بلند بیان کنند، زیرا رئیس نمی خواهد چیزی بشنود! حالا وقتش رسیده که این سوال را از خودتان بپرسید که، آیا کارمندان می توانند در مقابل شما به عنوان مدیر قرار بگیرند؟ 

اگر تاکنون حرف ناراحت کننده ای از طرف کارمندان نشنیده اید، باید متوجه باشید که این امر طبیعی نیست. آیا نحوه رفتار شما، دیگران را خاموش می کند؟ آیا هیچ اختلاف نظری را نمی پذیرید؟ آیا به جای استقبال از تنوع آرا، آن را محکوم می کنید؟

گذاشتن 72 درصد زمان مدیرها در جلسات 

کارمندان پیش از هر اقدامی، شرایط موجود را بررسی می کنند. اگر آنها نمی توانند به راحتی نظرات خود را با شما در میان بگذارند، پس شانس اینکه بهترین تصمیم ها را بگیرید، صفر است. سکوتی که در اطراف شما جریان دارد، یک سکوت طلایی نیست. پس بررسی کنید که آیا شما مسبب آن هستید؟ 

تحقیقات هاروارد مشخص کرده است هر مدیرعامل به طور میانگین ۷۲ درصد از زمان خود را در جلسات صرف می کند. این در حالی است که طبق نظر اغلب کارشناسان، جلسات کاری کمک چندانی به پیشرفت کسب و کارها نمی کنند. تحقیقات اخیر این دانشگاه از ۱۸۲ مدیر ارشد، نشان داد ۶۵ درصد از آنها جلسات را مانع انجام وظایف می دانند. ۷۱ درصد معتقدند جلسات کارایی و بازدهی الزم را ندارند و ۶۲ درصد گفته اند که جلسه کاری مانع ارتباطات مثبت در تیم می شود.

جلساتی که کارایی کارمندان را پایین می آورد

بیشتر مدیران از این آمارها اطلاع دارند اما باز هم جلسات کاری را دوست دارند. آنها این جلسات را برای کار خود مفید می دانند چرا که در طول جلسه با دیگران از این زمان لذت می برند از این رو تمایل هم دارند تا افراد بیشتری را به هر جلسه دعوت کنند. زمانی که مدیران، افراد زیادی را به یک جلسه دعوت می کنند. همه افراد وقت و فرصت کافی را به دست نمی آورند تا در گفتگوها شرکت کنند. 

سخنرانی های با کیفیت و پر مفهوم، جای خود را به نظرات سطحی و بی فایده می دهد. اشتراک گذاری اطلاعات از مسیر اصلی (اولویتهای مهمتر) منحرف می شود. کارمندان صداقت خود را از دست می دهند و غالبا محافظه کارانه صحبت می کنند. مباحث و تصمیمات سخت در دستور کار قرار نمیگرند. در نتیجه کارمندان به مرور زمان جلسات کاری را به عنوان رویدادهایی می بینند که آمادگی، مشارکت و عملکرد آنها را پایین می آورد و در واقع سیکل کاهش کارایی از همین نقطه شروع می شود.