اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از روش‌ها، نرم‌افزارها و سخت‌افزارهایی است که برای خودکارسازی وظایف و فرآیندهای اداری در سازمان‌ها به کار می‌رود. هدف اصلی آن، افزایش کارایی، صرفه‌جویی در زمان و منابع و حذف فرآیندهای دستی و کاغذی است. انواع سیستم‌های اتوماسیون اداری به شرح زیر هستند:
- سیستم‌های مبتنی بر وب: این سیستم‌ها از طریق مرورگر وب قابل دسترسی هستند و نیازی به نصب نرم‌افزار خاصی روی رایانه کاربر ندارند.
- سیستم‌های مبتنی بر دسکتاپ: این سیستم‌ها باید روی رایانه کاربر نصب شوند.
- سیستم‌های ترکیبی: این سیستم‌ها از ترکیبی از فناوری‌های وب و دسکتاپ استفاده می‌کنند.
مزایای اتوماسیون اداری عبارت است از:
- افزایش کارایی: با خودکارسازی وظایف تکراری و وقت‌گیر، کارکنان می‌توانند زمان خود را صرف کارهای مهمتر و خلاقانه‌تر کنند.
- صرفه‌جویی در زمان و منابع: اتوماسیون اداری می‌تواند به طور قابل‌توجهی در هزینه‌های کاغذ، چاپ، و ارسال و دریافت نامه‌ها صرفه‌جویی کند.
- بهبود گردش کار: با خودکارسازی فرآیندها، گردش کار در سازمان‌ها روان‌تر و سریع‌تر می‌شود.
- کاهش خطا: اتوماسیون اداری می‌تواند به طور قابل‌توجهی خطاهای انسانی را در انجام وظایف اداری کاهش دهد.
- افزایش دسترسی به اطلاعات: اتوماسیون اداری می‌تواند دسترسی به اطلاعات را برای کارکنان در هر زمان و مکانی آسان‌تر کند.
- بهبود همکاری: اتوماسیون اداری می‌تواند به تسهیل همکاری بین کارکنان در بخش‌های مختلف سازمان کمک کند.
- افزایش رضایت کارکنان: با کاهش حجم کارهای خسته‌کننده و تکراری، اتوماسیون اداری می‌تواند به افزایش رضایت کارکنان کمک کند.
معمولا در ارزیابی و انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری به موارد زیر توجه می شود:
- در نظر گرفتن اندازه و نیازهای سازمانی
- تطابق قابلیت‌های نرم افزار با نیازهای سازمانی از جمله:
- مدیریت مکاتبات: ایجاد، ارسال، دریافت و بایگانی نامه‌ها و ایمیل‌ها
- مدیریت اسناد: ایجاد، ویرایش، اشتراک‌گذاری و بایگانی اسناد
- مدیریت وظایف: تعیین وظایف، ردیابی پیشرفت و مدیریت سررسیدها
- مدیریت جلسات: زمان‌بندی، رزرو اتاق، ایجاد دستور جلسه و ضبط صورتجلسه
- مدیریت فرآیند: خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار، مانند درخواست مرخصی یا تایید فاکتور
- گزارش دهی های لازم به صورت داشبورد اطلاعات
- مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی، مدیریت مشتریان و ...
- رابط و تجربه کاربری مناسب و کاربر پسند: UI/UX
- قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر نرم افزارهای سازمان که البته روی این مورد زیاد نمی توان مانور دارد
- امنیت تضمین شده
- پشتیبانی خوب، در دسترس و ارزان
- هزینه قابل قبول
- ارائه‌دهنده معتبر
- چابکی و منعطف بودن ارایه دهنده در تغییرات سامانه متناسب با نیازهای سازمان
- نظرات کاربری دیگر مشتریان هر یک از سامانه های اتوماسیون اداری در دست ارزیابی
- داشتن نسخه تحت وب و اپ موبایل منعطف (ریسپانسیبل)
- قابلیت حفظ محرمانگی های سازمانی در ارجاع مکاتبات مشابه روش های سنتی و کاغذی
در هنگام عقد قرارداد با شرکتی که در نهایت انتخاب می کنید دقت کافی داشته باشید و در تنظیم پیش نویس قرارداد به این نکات و دیگر نکات مدنظر توجه کنید و همه را داخل قرارداد قید کنید. اگر چه شرکت های بزرگ ارایه دهنده این سامانه ها الزامات قراردادهایشان یک سویه هست و تقریبا می توان گفت تغییری در آنها نمی دهند!
این نکته را نیز اضافه کنم که 50 درصد اهمیت در بحث اتوماسیون سازی، کارکرد موثر سامانه نرم افزاری هست و نیمه دوم داستان که شاید از اولی نیز مهمتر باشد فرهنگ سازمانی شرکت در پیاده سازی این سامانه های الکترونیک هست. بعنوان مثال آموزش تایپ ده انگشتی یکی از ضرورتهای پیاده سازی هست که باید همه مدیران و کارکنان نسبت به آن مهارت کافی پیدا کنند.
دیدگاه خود را بنویسید