ابزار های مدیریت در یک سازمان به منظور کمک به مدیران و کارکنان در انجام وظایف و فعالیت‌های مختلف سازمان طراحی شده است. این ابزارها می‌توانند شامل فنون، نرم‌افزارها، سامانه ها، فرآیندهای استاندارد، الگوها، قالب‌ها، سامانه‌های اطلاعاتی و ابزارهای دیگر باشند. استفاده از ابزارهای مدیریتی در یک سازمان، باعث بهبود کارایی و اثربخشی فعالیت‌ها، افزایش بهره‌وری، کاهش خطاها، مدیریت بهینه منابع و نیروی کار، ارتقای فرآیندهای کاری و بهبود ارتباطات داخلی و خارجی می‌شود. برخی از مهمترین ابزارهای مدیریتی در یک سازمان عبارت‌اند از:
سامانه های مدیریت محتوا (CMS)
سامانه های مدیریت پروژه و وظایف (Project Management Software)
سامانه های مدیریت روابط با مشتریان (Customer Relationship Management Systems)
سامانه های مدیریت منابع انسانی (Human Resources Management Systems)
سامانه های مدیریت فرآیندهای کاری (Business Process Management Systems)
تبلیغات برای یک سازمانی تازه تاسیس نیازمند داشتن اطلاعات کافی، برنامه‌ریزی دقیق و اجرای استراتژیک تصمیم های اتخاذ شده است. در غیر این صورت و بسته به توصیه های بازاریاب های غیر حرفه ای ممکن است هزینه های غیر منطقی و زیادی برای تبلیغات انجام شود لیکن اثربخشی لازم بدست نیاید. نکته مهمتر آن است که تبلیغات یک حلقه از زنجیره برندینگ برای هر کسب و کاری هست و اگر به درستی و جامعیت به این زنجیره توجه نشود نتیجه مطلوب از تبلیغات حاصل نخواهد شد. از این رو در ادامه مراحل کلیدی برای ایجاد برندی موفق برای ارائه شده است که تبلیغات نیز بخشی از این مراحل است.
فرانچایز قراردادی است که طی آن صاحب برند، مجوز استفاده از اعتبار برند خود را به امتیاز گیرنده می‌دهد. طی چنین قراردادی، امکان استفاده از محصولات، استراتژی‌های کسب و کار، دانش تخصصی و برنامه‌ریزی مالی مطابق شرایط چنین قراردادی نیز در اختیار فرانچایزری قرار می‌گیرد.
ارزیابی نقاط قوت و ضعف به جای معیارهای یکسان، رویکردی بسیار موثر برای ارزیابی عملکرد 360 درجه است. این رویکرد به افراد کمک می‌کند تا پتانسیل‌های خود را شناسایی کنند و سازمان را قادر می‌سازد تا از توانایی‌های کارکنان به بهترین شکل ممکن استفاده کند.
مهارت‌های مورد نیاز در یک سازمان بسیار گسترده و متنوع هستند و بسته به نوع سازمان، نقش فرد و سطح شغلی او، این مهارت‌ها می‌توانند متفاوت باشند. برخی سازمان های جهانی مهارت های لازم در یک سازمان را به دو دسته کلی مهارت های سخت و مهارت های نرم تقسیم بندی می کنند. با این حال و به طور کلی می‌توان این مهارت‌ها را که برای هر سازمانی لازم است در دسته بندی های مختلف به شرح زیر طبقه‌بندی کرد:
برای بسیاری از مدیران هنگام استخدام مهارت ها و تخصص هایی که افراد متقاضی همکاری دارند اهمیت دسته اول را دارد و هنگام مصاحبه و بررسی سوابق کاری فرد به این موارد بیش از بقیه توجه می کنند در حالی که پی بردن به شخصیت افراد در فرآیند استخدام و گزینش از سایر موارد مهم تر است. چرا که فضای کسب و کار هر سازمان بر اساس همین شخصیت های افراد سازمان رشد کرده و شکل می گیرد!
در فرآیند مستندسازی مطابق الزامات استاندارد ایزو 10013 یکی از مدارک بسیار مهم فرم ها هستند که بعنوان یک واسط اطلاعاتی محسوب می شوند که پس از تکمیل به عنوان یک سابقه در می آیند. البته این واسط اطلاعاتی می تواند به صورت کاغذی یا الکترونیک باشد لیکن نکته اصلی و مهم درباره یک فرم و طراحی صحیح آن، این است که فرم کاملا متناسب با کاربری که دارد طراحی شود تا کارآمد و موثر باشد. در مورد طراحی فرم ها اصطلاحی مشهور هست به نام 3F که برگرفته از Form Fit Function است و هر یک از این سه F به شرح زیر معانی خاص خودش را دارد.
تغییرات سریع و نامحدود عصر حاضر در تمام ابعاد سازمان ها تاثیر گذاشته و نمی توان تاثیر شگرف آن در حوزه نیروی انسانی را نادیده گرفت. اکنون سازمان ها با نیروهایی سروکار دارند که دسترسی راحت به داده ها، اخبار، تولید ارزان، فضاهای کار اشتراکی و ... دارند و حفظ و نگهداری آنها در یک سازمان غیرپویا و غیریادگیرنده کاری بس دشوار شده است و نمی توان بدون رویکرد نوین به مدیریت منابع انسانی، با نیروی انسانی نوین وارد تعامل شد.
اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از روش‌ها، نرم‌افزارها و سخت‌افزارهایی است که برای خودکارسازی وظایف و فرآیندهای اداری در سازمان‌ها به کار می‌رود. هدف اصلی آن، افزایش کارایی، صرفه‌جویی در زمان و منابع و حذف فرآیندهای دستی و کاغذی است.
گانت چارت پروژه: Gantt chart یک ابزار کنترل پروژه است که در برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و نظارت بر پروژه‌ها بکارگرفته می شود. استفاده از نمودار گانت برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، همکاری و تعامل در شرایط دورکاری، تخصیص منابع و تعیین وظایفِ را بهبود می‌بخشد.
توصیه به مدیران عاملی که به دلایل مختلف استاندارد ایزو 9001 را در سازمان خود صوری اجرا کردند تا گواهینامه آن را دریافت کنند. اکنون که فرصت دارید بجای این کیک ایزو 9001 از مزایای واقعی آن بهره ببرید.
تمام مطالب و مقاله های منتشر شده در این وبسایت توسط مهندس حسین صادق فر، با عنوان مشاور مدیریت تدوین شده است. برخی از این مقاله ها تجارب شخصی نویسنده، برخی ترجمه و برخی گردآوری شده از منابع مختلف هستند و همگی در راستای تشریح ابزارها و فنون مدیریت بوده و مطالعه آنها قطعا کمک مفیدی به مدیران سازمان ها خواهد کرد.
