در فرآیند مستندسازی مطابق الزامات استاندارد ایزو 10013 یکی از مدارک بسیار مهم فرم ها هستند که بعنوان یک واسط اطلاعاتی محسوب می شوند که پس از تکمیل به عنوان یک سابقه در می آیند. البته این واسط اطلاعاتی می تواند به صورت کاغذی یا الکترونیک باشد لیکن نکته اصلی و مهم درباره یک فرم و طراحی صحیح آن، این است که فرم کاملا متناسب با کاربری که دارد طراحی شود تا کارآمد و موثر باشد. 

در مورد طراحی فرم ها اصطلاحی مشهور هست به نام 3F که برگرفته از Form Fit Function است و هر یک از این سه F به شرح زیر معانی خاص خودش را دارد. در ادامه این سه عبارت برای طراحی یک فرم با ذکر مثالی را توضیح خواهم داد:

فرم مناسب کاربری Form Fit Function

در طراحی فرم، "Form Fit Function" به سه اصل اساسی اشاره دارد که برای ایجاد فرمی کارآمد و موثر باید در نظر گرفته شوند:

1. شکل (Form):

  • ظاهر جذاب: فرم باید از نظر ظاهری و دیداری دلنشین و متناسب با موضوع آن باشد.
  • چیدمان منطقی: عناصر فرم باید به گونه ای چیده شوند که کاربر به راحتی مسیر را دنبال کند و نیازمندی اطلاعات را به آسانی پیدا کند.
  • استفاده متناسب از رنگ، فونت و تصاویر: انتخاب رنگ، فونت و تصاویر باید با موضوع فرم همخوانی داشته باشد و خوانایی را ارتقا دهد.

مثال: فرض کنید در حال طراحی فرمی برای ثبت نام در یک دوره آموزشی برای یک مدرسه هستید.

  • ظاهر جذاب: استفاده از رنگ های روشن و شاد و تصاویری از دانش آموزان شاد و مشغول به یادگیری، فرم را جذاب تر می کند.
  • چیدمان منطقی: قرار دادن فیلدهای نام، نام خانوادگی، ایمیل و شماره تلفن در ابتدای فرم و سپس جزئیات مربوط به دوره آموزشی، منطقی تر است.
  • استفاده متناسب از رنگ، فونت خوانا و اندازه مناسب برای متن و عناوین و تصاویر مرتبط با موضوع آموزش، تناسب بصری را ارتقا می دهد.

2. تناسب (Fit):

  • نیازها و انتظارات کاربران: فرم باید با نیازها و انتظارات کاربرانی (در اینجا دانش آموزان) که آن را پر می کنند مطابقت داشته باشد.
  • پرسش ها و فیلدهای مرتبط: پرسش ها و فیلدهای فرم باید به طور مستقیم با موضوع فرم مرتبط باشند و اطلاعات مورد نیاز را به طور کامل جمع آوری کنند.
  • سهولت استفاده: پر کردن فرم باید برای کاربران آسان باشد و از سردرگمی و اتلاف وقت آنها جلوگیری کند.

مثال: در فرم ثبت نام دوره آموزشی،

  • تناسب: فقط اطلاعات ضروری مانند نام، نام خانوادگی، ایمیل و شماره تلفن را درخواست کنید. از پرسیدن پرسش های غیرضروری مثلا شغل والدین که ممکن است کاربران را آزرده کند، خودداری کنید.
  • مرتبط بودن: فیلدهای مربوط به انتخاب دوره، تاریخ شروع و سطح دوره را به طور واضح و مجزا قرار دهید.
  • سهولت استفاده: از روش های واضح و قابل تشخیص برای ارسال فرم استفاده کنید و اگر فرم را الکترونیکی طراحی کردید به کاربران اجازه دهید تا در صورت نیاز به بخش های قبلی بازگردند.

3. عملکرد (Function):

  • کارکرد صحیح: فرم باید به طور صحیح کار کند و اطلاعات لازم را بدون خطا جمع آوری کند.
  • یکپارچه سازی: فرم باید به طور روان با سایر سیستم ها و فرآیندها مانند سیستم مدیریت پایگاه داده یا نرم افزار ایمیل ادغام شود.
  • امنیت و قابلیت اعتماد: اطلاعات کاربران باید به طور امن ذخیره شده و از دسترسی غیرمجاز محافظت شوند.

مثال: در فرم ثبت نام دوره آموزشی،

  • عملکرد صحیح: هنگام طراحی فرم اطمینان حاصل کنید که فرم با روش درستی ارسال می شود و اطلاعات به طور کامل در آن ثبت یا ذخیره می شوند.
  • یکپارچه سازی: فرم را با دیگر فرآیندها مثلا سامانه ثبت نام دوره ادغام کنید تا اطلاعات به طور خودکار به پایگاه داده شما منتقل شود.
  • امنیت و قابلیت اعتماد: از شیوه نامه های امنیتی مناسب برای محافظت از اطلاعات کاربران استفاده کنید و به آنها در مورد نحوه استفاده امن از اطلاعاتشان اطلاع رسانی کنید.

با در نظر گرفتن این سه اصل و مثال های ارائه شده، می توانید فرم هایی طراحی کنید که هم از نظر ظاهری جذاب و کاربرپسند باشند و هم اطلاعات مورد نیاز شما را به طور موثر جمع آوری کنند. به یاد داشته باشید که هدف نهایی طراحی فرم، تسهیل فرآیند جمع آوری اطلاعات برای شما و کاربران شما است.