صورتجلسه یک سند مهم در محیط های کسب و کار است که شامل جزئیاتی از یک جلسه، از جمله موضوعات مورد بحث، تصمیمات گرفته شده و اقدامات بعدی می‌شود. پس از نوشتن صورتجلسه، چند کار باید انجام دهید تا فرایند برگزاری جلسه و تصمیم گیری کامل شود:
- امضا گرفتن صورتجلسه از اعضای جلسه، که به شدت توصیه می‌شود. این کار کمک می‌کند تا از صحت و قابلیت اطمینان بالای صورتجلسه اطمینان حاصل گردد و در صورت نیاز، به راحتی به آن ارجاع دهید. با امضا کردن صورتجلسه، اعضای جلسه به این موضوع می‌پردازند که مطالبی که در جلسه بحث شده‌اند، به درستی در صورتجلسه ثبت شده‌اند. بنابراین، امضا گرفتن صورتجلسه می‌تواند به شما و سایر افراد در محیط کار کمک کند تا از صحت و قابلیت اطمینان بالای صورتجلسه اطمینان حاصل کنند و در صورت نیاز، به راحتی به آن ارجاع دهند. همچنین، در بعضی از موارد امضا گرفتن صورتجلسه از اعضای جلسه الزامی است، مانند جلسات مجامع عمومی شرکت‌ها، جلسات هیئت مدیره و جلسات قضایی. در این موارد، عدم امضاکردن صورتجلسه ممکن است به مشکلاتی در آینده منجر شود.
- ارسال صورتجلسه: در صورتی که جلسه در محیط کار برگزار شده است، شما باید صورتجلسه را به تمامی شرکت کنندگان در جلسه ارسال کنید تا آنها نیز به محتوای صورتجلسه دسترسی داشته باشند.
- انتشار صورتجلسه: در صورتی که جلسه در محیطی برگزار شده است که جمعیت بیشتری را شامل می‌شود، مانند یک سازمان یا شرکت، شما می‌توانید صورتجلسه را در سایت یا پایگاه اطلاعاتی سازمان منتشر کنید تا تمامی اعضای سازمان به آن دسترسی داشته باشند.
- ثبت و فهرست کردن مصوبات جلسه نیز بسیار ضروری است و باید به دقت انجام شود. فهرست کردن مصوبات و ثبت تمامی تصمیماتی که در جلسه گرفته شده‌اند، مهمترین بخش از فرایند برگزاری جلسه است و باید با دقت انجام شود. در کنار ثبت مصوبات جلسه، ثبت تاریخ برگزاری، نام مسئولین اجرای مصوبات، مهلت های تعیین شده و نوع گزارشی که از ماحصل نتایج باید ارایه شود مهم است.
- پیگیری تصمیمات: یکی از اقدامات مهم پس از نوشتن صورتجلسه، پیگیری تصمیمات است. باید بررسی کنید که تصمیماتی که در جلسه گرفته شده‌اند، در عمل پیگیری شده‌اند یا خیر و در صورت نیاز، اقدامات لازم را برای پیگیری تصمیمات بعدی انجام دهید.
- نگهداری و بایگانی کردن: صورتجلسه باید به عنوان یکی از اسناد رسمی در محیط کار نگهداری و بایگانی شود. برای این کار، می‌توانید صورتجلسه را در پوشه‌ای در سیستم فایل خود ذخیره کرده و یا در یک سیستم مدیریت سند مانند google drive بایگانی کنید.
نرم افزارهای لازم
برای فهرست کردن مصوبات جلسات می‌توانید از نرم‌افزارهای مدیریت جلسات و مصوبات استفاده کنید. این نرم‌افزارها کمک می‌کنند تا مصوبات جلسات را به راحتی و با دقت ثبت کنید و امکان جستجو و دسترسی به آنها را به شما می‌دهند. ساده ترین و دم دست ترین نرم افزار برای ثبت مصوبات جلسات نرم افزار اکسل است و شما همچنین می توانید از نرم افزارهای MIS و اتوماسیون اداری نیز استفاده نمایید. در این نرم‌افزارها، می‌توانید اطلاعات زیر را برای هر مصوبه ثبت کنید:
- عنوان مصوبه
- تاریخ برگزاری جلسه
- نام دبیر و رییس جلسه
- شماره جلسه و مصوبات آن
- متن کامل مصوبه
- تاریخ اجرای مصوبه
- نتیجه‌گیری از اجرای مصوبه
- نام شخصی که مسئول اجرای مصوبه است.
- وضعیت مصوبه (مانند تایید شده یا در حال بررسی)
- دسته‌بندی مصوبه‌ها بر اساس موضوعات مختلف
با استفاده از این نرم‌افزارها، می‌توانید به راحتی به مصوبات جلسات قبلی دسترسی داشته باشید و از آنها برای تصمیم‌گیری در جلسات بعدی استفاده کنید. همچنین، این نرم‌افزارها به شما امکان می‌دهند تا به راحتی دسترسی به نسخه‌های قدیمی‌تر مصوبات داشته باشید و تاریخچه تغییرات را در مصوبات دنبال کنید.
دیدگاه خود را بنویسید