روش  اجرایی (Procedure) و دستورالعمل (Instruction) دو مفهوم متفاوت در مستندسازی و مدیریت فرایندهای کسب و کار هستند. اگر چه هر دو مورد نیاز هستند لیکن نباید آنها را بجای یکدیگر مورد استفاده قرار داد. 

دستورالعمل، بیانگر تعلیمات و روش‌های مشخصی است که برای انجام یک فعالیت خاص در سازمان تدوین می شود. دستورالعمل‌ها به عنوان یک راهنمای عملی برای کارکنان به کار می‌روند و به آن‌ها کمک می‌کنند تا فعالیت‌های خود را درست، موثر و با کیفیت انجام دهند. دستورالعمل‌ها به طور معمول شامل شرح کامل فعالیت، مراحل انجام آن، نحوه اجرای هر مرحله و مسئولیت‌های هر فرد در هر مرحله می‌باشد.

از سوی دیگر، روش اجرایی به تعدادی فعالیت‌های پیاپی و متصل به یکدیگر گفته می‌شود که به منظور دستیابی به یک هدف مشخص طراحی شده است. فرایند‌ها به صورت گسترده‌تری در سازمان‌ها استفاده می‌شوند و ممکن است شامل چندین دستورالعمل باشند. به عنوان مثال، فرایند تولید محصول شامل چندین دستورالعمل مانند تهیه مواد اولیه، تولید، بازرسی و آزمون کیفیت و بسته‌بندی است. به طور کلی، روش اجرایی به یک روند مدیریتی گفته می‌شود که مراحل مختلف آن، در هدف‌گذاری، طرح ریزی، اجرا و کنترل فرایندهای سازمانی به کار گرفته می‌شود.

به عنوان مثال، فرایند فروش در یک فروشگاه می‌تواند شامل مراحل زیر باشد:

1. دریافت سفارش: در اولین گام از این فرایند، سفارش مشتری برای خرید کالا دریافت شده و اطلاعات آن شامل نام کالا، تعداد، قیمت و نشانی تحویل کالا ثبت می‌شود.

2. بررسی موجودی: سپس فروشنده از موجودی کالای سفارش شده در انبار و یا خط تولید برای تحویل به مشتری مطمئن می‌شود.

3. بررسی قیمت: در این مرحله، قیمت کالا بررسی و بر اساس آن قیمت نهایی و تاریخ دقیق تحویل به مشتری ارائه می‌شود که البته این گام از فرایند را ممکن است فردی غیر از فروشنده در سازمان که در بخش دیگری کار می کند انجام دهد.

4. صدور فاکتور: در این گام فاکتور خریدد کالا برای مشتری صادر می‌شود و مشتری بر اساس آن فاکتور پرداخت می‌کند.

5. بسته‌بندی کالا: در این مرحله، کالا برای تحویل به مشتری مطابق یک دستورالعمل خاص و مدون بسته‌بندی می‌شود.

6. تحویل کالا: در گام نهایی این فرایند کالا توسط فردی در واحد توزیع به مشتری تحویل داده می‌شود.

همانطور که مشاهده می‌کنید، فرایند فروش شامل چندین فعالیت متناوب است که مراحل مختلف آن در سازمان توسط افراد و بخش های مختلف، برای بهبود کارایی و کیفیت اجرا، قابلیت کنترل و پیگیری دارند. با استفاده از این فرایند، سازمان می‌تواند به بهترین نحو از منابع خود استفاده کرده و ارایه محصول یا خدمات به مشتریان خود را بهبود بخشد.

اجازه بدید برای روشن تر شدن این تفاوت یک مثال از تشریح یک دستورالعمل برای تنظیم یک رایانه نیز داشته باشیم:

1. نصب سیستم عامل: سیستم عامل و درایورهای مربوط به سخت‌افزار نصب می‌شوند.

2. بروزرسانی سیستم: بروزرسانی‌های مربوط به سیستم عامل و نرم‌افزارهای دیگر انجام می‌شود.

3. تنظیمات سخت‌افزار: تنظیمات سخت‌افزاری شامل تنظیمات BIOS، تنظیمات دستگاه‌های ورودی و خروجی و سایر تنظیمات لازم انجام می‌شود.

4. نصب نرم‌افزارها: نرم‌افزارهای مورد نیاز برای استفاده از سیستم نصب و تنظیم می‌شوند.

5. تنظیمات امنیتی: تنظیمات امنیتی مربوط به سیستم شامل تنظیمات فایروال، آنتی‌ویروس و تنظیمات دسترسی کاربران انجام می‌شود.

6. آزمون سیستم: رایانه تنظیم شده آزمایش شده و متصدی نصب و راه اندازی مطمئن می‌شود که رایانه به درستی کار می‌کند.

همانطور که مشاهده می‌کنید، دستورالعمل برای تنظیم یک رایانه شامل چندین کار پشت سر هم است که به صورت دقیق، مشخص و خط به خط و مطابق آنچه مدون شده است باید اجرا شود و این اجرا توسط متصدی نصب و راه اندازی و در یک محل خاص از سازمان انجام می شود و نیازی نیست همانند اجرای یک فرایند بین بخش های مختلف در سازمان در گردش باشد. 

از بکارگیری ابزار موثر 5W+H فراموش نکنید

در تدوین یک فرایند، می‌توان از روش 5W+H به عنوان یک روش ساده و مفید برای توصیف و تدوین فرایند استفاده کرد. این روش شامل پاسخ به پرسش‌های زیر است:

  • What (چه چیزی): در این قسمت باید تعیین شود که فرایند چه کاری انجام می‌دهد و چه محصولات و خدماتی را تولید یا ارائه می‌کند.
  • Why (چرا): در این قسمت باید توضیح داده شود که چرا فرایند لازم است و چه هدفی دارد.
  • Where (کجا): در پاسخ به این پرسش باید مکان‌هایی که فرایند در آنها اجرا می‌شود، مشخص شوند.
  • When (کی): در این قسمت باید زمان‌هایی که فرایند اجرا می‌شود، مشخص شوند.
  • Who (چه کسی): همچنین با پاسخ به این پرسش باید نقش و مسئولیت افرادی که در فرایند شرکت می‌کنند، تعیین شوند.
  • How (چگونه): در این قسمت باید روش انجام کار و مراحل مختلف آن، به صورت دقیق توضیح داده شوند. عموما در پاسخ به این پرسش هست که دستورالعمل های کاری شکل می گیرند.
  • استفاده از 5W+H به عنوان یک روش ساده و مفید برای تدوین فرایند، کمک می‌کند تا به صورت جامع و کامل، تمام جنبه‌های فرایند را در نظر بگیریم. این روش می‌تواند به عنوان یک ابزار مفید برای تحلیل و بهبود فرایندها نیز مورد استفاده قرار می گیرد.