واحد ارتباطات و رسانه در یک شرکت خصوصی دارای شرح وظایفی مهمی به شرح زیر است:
- ارتباط با رسانه‌ها: واحد ارتباطات و رسانه مسئول برقراری ارتباط با رسانه‌ها است. این شامل ارسال اخبار و مطبوعات، برگزاری رویدادها و کنفرانس‌ها، و ارتباط مستقیم با رسانه‌های داخلی و خارجی می‌شود.
- مدیریت روابط عمومی: واحد ارتباطات و رسانه مسئول مدیریت روابط عمومی شرکت است. این شامل برقراری ارتباط با سهامداران، مشتریان، کارکنان و جامعه است. هدف اصلی این واحد، ایجاد نگرش مثبت در مورد شرکت و حفظ اعتماد عمومی است.
- تدوین راهبردهای ارتباطات: واحد ارتباطات و رسانه مسئول تدوین استراتژی‌های ارتباطی شرکت است. این شامل تحلیل بازار، تعیین هدف‌های ارتباطی، انتخاب رسانه‌های مناسب و برنامه‌ریزی فعالیت‌های ارتباطی است.
- مدیریت بحران: واحد ارتباطات و رسانه مسئول مدیریت بحران‌های ارتباطی است. در صورت بروز مشکلات و رخدادهای ناگوار، این واحد باید بتواند به طور سریع و مؤثر با رسانه‌ها و عموم ارتباط برقرار کند و اطلاعات صحیح و دقیق را منتشر کند.
- تحلیل رسانه‌ها و بازار: واحد ارتباطات و رسانه مسئول تحلیل رسانه‌ها و بازار است. این شامل بررسی رسانه‌ها، تحلیل رفتار مخاطبان، پیش‌بینی روند رسانه‌ای، و بررسی رقبا می‌شود.
- تدوین محتوا و مدیریت رسانه‌های اجتماعی: واحد ارتباطات و رسانه مسئول تدوین محتوا و مدیریت رسانه‌های اجتماعی شرکت است. این شامل ایجاد و مدیریت صفحات رسانه‌های اجتماعی، تولید محتوا و پست‌های مرتبط با شرکت و برقراری ارتباط با مخاطبان این رسانه‌ها می‌شود.
- افکار سنجی: واحد ارتباطات و رسانه مسئول افکاری سنجی به منظور تحقیقات و بررسی عمومی است. این شامل بررسی نیازها و نظرات مخاطبان، انجام نظرسنجی‌ها و تحقیقات بازار و ارزیابی اثربخشی فعالیت‌های ارتباطی است.
- برندینگ سازمانی: واحد ارتباطات و رسانه مسئول مدیریت برند شرکت است. این شامل تعیین استراتژی برندینگ، طراحی لوگو و هویت سمعی و بصری و ارتباط مداوم با مخاطبان برای تقویت برند است.
- مدیریت رویدادها و تبلیغات: واحد ارتباطات و رسانه مسئول برگزاری رویدادها و تبلیغات شرکت است. این شامل برنامه‌ریزی و برگزاری کنفرانس‌ها، نمایشگاه‌ها، تبلیغات روزنامه‌ها و رسانه‌های دیگر، و تهیه مواد تبلیغاتی است.
- مدیریت ارتباطات داخلی: واحد ارتباطات و رسانه مسئول مدیریت ارتباطات داخلی شرکت است. این شامل ارسال اطلاعیه‌ها و خبرنامه ها، ارتباط با کارکنان شرکت و ارسال پیام‌های مناسب به آنها، مدیریت شبکه‌های اجتماعی داخلی شرکت و ارسال پیام‌های مناسب به کارکنان، ارائه گزارش‌های تبلیغاتی و روابط عمومی داخلی به مدیران شرکت به منظور ارزیابی عملکرد واحد ارتباطات و رسانه
با توجه به این وظایف، واحد ارتباطات و رسانه باید به دقت مدیریت شود تا بتواند به درستی ارتباطات داخلی و خارجی شرکت را مدیریت کند.
برون سپاری واحد ارتباطات و رسانه یکی از راه‌های کاهش هزینه‌های سازمانی است. اما اینکه واحد ارتباطات و رسانه را برون سپاری کنیم یا داخلی نگه داریم، بستگی به شرایط و نیازهای سازمان دارد. برای تصمیم‌گیری در این زمینه، می‌توانید به مزایا و معایب هر کدام اشاره کنید و با توجه به شرایط خود، تصمیم بگیرید.
مزایای برون سپاری شامل کاهش هزینه‌های سرمایه‌ای و عملیاتی، افزایش کیفیت خدمات، افزایش تخصص و تجربه، افزایش تمرکز بر فعالیت‌های اصلی سازمان و افزایش انعطاف‌پذیری سازمان هستند. از طرف دیگر، معایب برون سپاری شامل از دست دادن کنترل بر روی فعالیت‌های برون سپاری شده، افزایش خطرات امنیتی و حریم خصوصی، افزایش هزینه‌های ارتباطی و افزایش وابستگی به شرکت برون سپاری هستند.
در مورد واحد ارتباطات و رسانه، باید توجه داشت که ارتباطات و رسانه یکی از بخش‌های حیاتی سازمان است و باید به دقت تصمیم‌گیری شود. اگر سازمان به دلیل کاهش هزینه‌ها و یا به دلیل عدم توانایی در ایجاد واحد داخلی، تصمیم به برون سپاری این بخش گرفت، باید با شرکت برون سپاری قرارداد مناسب و مشخصات دقیقی برای این بخش ارائه دهد تا از از دست دادن کنترل بر روی فعالیت‌های این بخش جلوگیری شود.
واحد ارتباطات و رسانه را برون سپاری کردن برای شرکت مزایای متعددی دارد. در زیر مزایای برون سپاری واحد ارتباطات و رسانه برای شرکت آورده شده است:
- کاهش هزینه‌ها: برون سپاری واحد ارتباطات و رسانه می‌تواند هزینه‌های سرمایه‌ای و عملیاتی شرکت را کاهش دهد. با برون سپاری، شرکت نیازی به سرمایه‌گذاری در زیرساخت‌ها و تجهیزات مورد نیاز برای این واحد ندارد و هزینه‌های مربوط به استخدام و آموزش کارکنان را نیز کاهش می‌دهد.
- افزایش تخصص و تجربه: با برون سپاری واحد ارتباطات و رسانه، شرکت می‌تواند از تخصص و تجربه شرکت برون سپاری استفاده کند. شرکت برون سپاری معمولاً در زمینه ارائه خدمات ارتباطات و رسانه تخصص دارد و می‌تواند با تجربه‌ای که در این حوزه کسب کرده است، به شرکت کمک کند.
- افزایش تمرکز بر فعالیت‌های اصلی: با برون سپاری واحد ارتباطات و رسانه، شرکت می‌تواند تمرکز بیشتری بر فعالیت‌های اصلی خود داشته باشد. به جای اینکه وقت و انرژی خود را برای مدیریت واحد ارتباطات و رسانه صرف کند، شرکت می‌تواند این وظیفه را به شرکت برون سپاری بسپارد و به فعالیت‌های اصلی خود تمرکز کند.
- افزایش انعطاف‌پذیری سازمان: با برون سپاری واحد ارتباطات و رسانه، شرکت می‌تواند انعطاف‌پذیری بیشتری در مواجهه با تغییرات بازار داشته باشد. شرکت برون سپاری می‌تواند با توجه به نیازهای شرکت، خدمات خود را تغییر دهد و به راحتی به تغییرات درخواست‌ها و نیازهای شرکت پاسخ دهد.
با توجه به این مزایا، برون سپاری واحد ارتباطات و رسانه می‌تواند برای شرکت بهترین راه حل باشد. با این حال، قبل از تصمیم‌گیری نهایی، باید شرایط و نیازهای شرکت را به دقت بررسی کنید و با شرکت‌های برون سپاری مختلف مشورت کنید تا تصمیم بهتری بگیرید.
برون سپاری واحد ارتباطات و رسانه می‌تواند با مشکلاتی همراه باشد که باید به آنها توجه کرد. در زیر مشکلاتی که ممکن است در برون سپاری واحد ارتباطات و رسانه به وجود آید آورده شده است:
- از دست دادن کنترل: با برون سپاری واحد ارتباطات و رسانه، شرکت کنترل بر روی فعالیت‌های این بخش را از دست می‌دهد. این مسئله ممکن است باعث شود که شرکت نتواند به درستی مدیریت ارتباطات خود با مشتریان و سایر ارگان‌ها را انجام دهد.
- افزایش خطرات امنیتی و حریم خصوصی: با برون سپاری واحد ارتباطات و رسانه، شرکت ممکن است با خطرات امنیتی و حریم خصوصی مواجه شود. شرکت برون سپاری ممکن است اطلاعات حساس شرکت را به دست آورده و در معرض خطر قرار دهد.
- افزایش هزینه‌های ارتباطی: با برون سپاری واحد ارتباطات و رسانه، شرکت ممکن است با هزینه‌های ارتباطی بیشتری مواجه شود. شرکت برون سپاری ممکن است برای ارتباط با شرکت، هزینه‌های اضافی را به شرکت بدهد که باعث افزایش هزینه‌های شرکت می‌شود.
- افزایش وابستگی به شرکت برون سپاری: با برون سپاری واحد ارتباطات و رسانه، شرکت به شرکت برون سپاری وابسته می‌شود. این مسئله ممکن است باعث شود که شرکت نتواند به راحتی از شرکت برون سپاری جدا شود و به شرکت دیگری برون سپاری کند.
با توجه به این مشکلات، باید قبل از تصمیم‌گیری در مورد برون سپاری واحد ارتباطات و رسانه، به دقت شرایط و نیازهای شرکت را بررسی کرد و با شرکت‌های برون سپاری مختلف مشورت کرد تا تصمیم بهتری بگیرید.
دیدگاه خود را بنویسید