معمولا سخت ترین قسمت نوشتن یک صورتجلسه، داشتن یک ایده مناسب برای شروع آن است که با چه جملاتی شروع به نوشتن صورتجلسه کنیم. اگر برای این چالش همیشگی یک ایده و راهکار مناسب داشته باشیم ادامه نوشتن صورتجلسه به سختی شروع آن نیست.

جملات آغازین صورتجلسه باید به گونه‌ای باشند که خواننده را به سرعت از موضوع جلسه، تاریخ و زمان برگزاری آن، مکان برگزاری و اسامی یا سمت حاضران مطلع کنند. بنابراین لازم است در شروع نوشتن صورتجلسه به این نکات توجه داشته باشیم:

  • از جملات کوتاه و مختصر استفاده کنید.
  • از زبانی واضح و عاری از اصطلاحات تخصصی استفاده کنید.
  • اطلاعات لازم را به طور کامل ارائه دهید.
  • دقت کنید که جملات آغازین شما لحنی رسمی و حرفه ای داشته باشند.

اما این توضیحات باز هم به راهکار راحتی برای شروع به نوشتن صورتجلسه نمی کند. از این رو پیشنهاد تجربه شده این است که حتما برای نوشتن صورتجلسه از یک فرمت مشخص استفاده کنید. (مشابه فرمی که در پایان این مقاله ارایه شده است).

اطلاعات عمومی جلسه که بالاتر از آنها یاد شده مانند موضوع، مکان، زمان و ... را در بالای فرم و در جدولی از پیش تعیین شده درج کنید تا دیگر نیازی به فکر کردن برای جمله بندی مناسب آنها نداشته باشید. سپس با یک جمله توضیحی ساده که توجه مخاطب جلسه را به اینکه چه کسانی در جلسه حضور داشتند، جلب می کند کار را دست بگیرید. بدین صورت:

این جلسه با حضور اعضای زیر (امضا کنندگان صورتجلسه که سمت و اسامی آنها در پابرگ صورتجلسه درج می شود) برگزار گردید. دستورهای این جلسه عبارت بودند از: ...

با نوشتن جملات آغازین مناسب، می توانید به خواننده کمک کنید تا به سرعت و به آسانی از محتوای صورتجلسه شما مطلع شود. اما همه ملزومات یک جلسه در نوشتن صورتجلسه خوب آن خلاصه نمی شود و باید بدانید که هر جلسه از سه بخش مهم (قبل از جلسه، خود جلسه و بعد از جلسه) تشکیل می شود که بی توجهی به هر کدام از آنها اهداف برگزاری جلسه را مخدوش می کند.

قبل از جلسه

1. هدف جلسه را تعیین کنید: مشخص کنید که می‌خواهید با برگزاری این جلسه به چه چیزی دست پیدا کنید. این به شما کمک می‌کند تا دستور جلسه را تهیه کرده و بر روی نکات مهم تمرکز کنید.
2. دستور جلسه را تهیه کنید: دستور جلسه لیستی از موضوعاتی است که در جلسه مورد بحث قرار خواهد گرفت. این به شما کمک می‌کند تا جلسه را سازماندهی کرده و از مسیر خارج نشوید.
3. حاضران را مشخص کنید: فهرستی از افرادی که باید در جلسه حضور داشته باشند تهیه کنید. این به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که همه افراد ذینفع در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت دارند.

حین جلسه
1. یادداشت بردارید: در حین صحبت افراد، نکات کلیدی و تصمیمات اتخاذ شده را یادداشت کنید. سعی کنید تا حد امکان دقیق باشید.
2. به موضوعات پایبند باشید: از منحرف شدن به موضوعات غیرمرتبط خودداری کنید و بر روی دستور جلسه تمرکز کنید.
3. اقدامات و تصمیمات را مشخص کنید: به طور واضح مشخص کنید که چه اقداماتی باید انجام شود و چه کسی مسئول انجام آنها است. همچنین باید ضرب‌الاجل‌ها را برای تکمیل اقدامات تعیین کنید.

بعد از جلسه

1. صورتجلسه را بنویسید: از یادداشت‌های خود برای نوشتن صورتجلسه استفاده کنید.

2. صورتجلسه را ویرایش و نهایی کنید: صورتجلسه را به دقت بررسی کنید و هرگونه اشتباه یا جا افتادگی را اصلاح کنید. سپس آن را به امضای حاضرین جلسه یا حداقل افراد کلیدی حاضر در جلسه برسانید.

3. صورتجلسه را به اشتراک بگذارید: صورتجلسه را برای همه حاضران و سایر افراد ذینفع ارسال کنید.

4- از مصوبات جلسه یک فهرست تهیه کنید و این مصوبات را پیگیری کنید تا مطمئن شوید که اقدامات تعیین شده توسط افراد مسئول به موقع انجام می شوند.

5- گزارش اجرای مصوبات و نقایص احتمالی را در شروع جلسه بعدی به رییس جلسه ارایه کنید.

نمونه فرم صورتجلسه