اگر مدیر سازمان برای حضور در فضای مجازی استراتژی مشخصی نداشته باشد، ممکن است با مشکلات و چالش‌هایی روبرو شود که برخی از این چالش ها عبارت است از: 

  • عدم هماهنگی و هدفمندی: بدون استراتژی مشخص، فعالیت‌های شرکت در فضای مجازی بدون هدف و نا هماهنگ صورت می‌گیرد. این عدم هماهنگی و هدفمندی می‌تواند منجر به پراکندگی و گسستگی در ارتباط با مخاطبان شود و سازمان قادر به ارسال پیام مشخص و ایجاد تأثیر مطلوب نخواهد بود.
  • نبودن طرح و برنامه: برای رسیدن به نتایج مطلوب در فضای مجازی، نیاز به برنامه ریزی و طرح است. بدون استراتژی، شرکت قادر به تعیین اهداف، زمانبندی، نوع محتوا و کانال‌های مورد استفاده نخواهد بود و از فرصت‌ها و امکانات موجود در فضای مجازی که عموما رایگان یا کم هزینه است استفاده بهینه نخواهد کرد.
  • کیفیت محتوا: استراتژی مشخص برای حضور در فضای مجازی به سازمان امکان می‌دهد که به تولید محتوای با کیفیت و متناسب با نیازهای مخاطبان بپردازد. بدون استراتژی، ممکن است محتواهای تولید شده کیفیت پایینی داشته باشند و تأثیر مطلوبی بر مخاطبان نداشته باشند.
  • نداشتن تعامل با مخاطبان: در دنیای امروز و با وجود مشتریان آگاه یا مخاطبان سازمان که اطلاعات زیادی در اختیار دارند بدون استفاده از ابزارهای تعاملی فضای مجازی سازمان باید هزینه های زیادی را برای برقراری چنین تعاملی بپردازد در حالی که اگر مدیریت سازمان راهبردهای مشخصی برای حضور در فضای مجازی داشته باشد به راحتی و بسیار کم هزینه می تواند با مخاطبان در فضای مجازی تعامل کند و در ارتباط با آن‌ها باشد. 
  • عدم اندازه‌گیری و بهینه‌سازی: سازمان برای موفقیت باید بتواند حرکت درست در مسیر اهداف را پایش و اندازه گیری نماید و از آنجایی که ابزارهای پایش و اندازه گیری در فضای مجازی به وفور وجود دارند مدیریت سازمان به راحتی می تواند نیمرخ سازمان در دستیابی به موفقیت را از این طریق به خوبی رصد کند و در صورت مشاهده انحراف از مسیر دست به اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه بزند.

به طور کلی، عدم داشتن استراتژی مشخص برای حضور در فضای مجازی می‌تواند به شرکت‌ مشکلاتی مانند ناتوانی در جذب و حفظ مخاطبان، کاهش شناخت و آگاهی مخاطبان و مشتریان از برند سازمان را در پی داشته باشد. بنابراین، برای رسیدن به نتایج مطلوب در فضای مجازی، توصیه می‌شود که سازمان ها استراتژی مشخصی برای حضور در این فضا ایجاد کنند و با توجه به اهداف، مخاطبان، محتوا و کانال‌های مناسب، فعالیت خود را در فضای مجازی مدیریت کنند.

برای ایجاد یک استراتژی مشخص به منظور حضور موثر در فضای مجازی، می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

1- تعیین اهداف: ابتدا باید هدف‌های خود را برای حضور در فضای مجازی مشخص کنید. آیا می‌خواهید برند خود را ترویج دهید؟ محصولات و خدمات خود را به فروش برسانید؟ ارتباط بیشتری با مشتریان برقرار کنید؟ یا به ارائه اطلاعات و محتوای ارزشمند بپردازید؟ هدف‌هایتان را مشخص کنید تا بتوانید استراتژی خود را بر آنها تمرکز دهید.

2- شناسایی مخاطبان: حتما مخاطبان هدف خود را در فضای مجازی شناسایی کنید. برای این کار لازم است بدانید که مخاطبان شما کجا حضور دارند؟ در کدام شبکه‌ اجتماعی بیشتر فعال هستند و به چه نوع محتوا و پیام‌هایی علاقه دارند. با شناخت دقیق مخاطبان خود، می‌توانید استراتژی مناسبی را برای جذب و مشارکت آنها ایجاد کنید.

3- انتخاب سکوهای مناسب: بر اساس شناخت مخاطبان، لازم است انتخاب کنید که در کدام سکوهای فضای مجازی حضور خواهید داشت. آیا صفحات اجتماعی مختلفی مانند تلگرام، فیسبوک، توییتر، اینستاگرام، لینکدین یا یوتیوب برای شما مناسب است؟ یا اینکه باید وبسایتی داشته باشید و تمام محتوا و ترویج آنها در شبکه های اجتماعی را از طریق این وبسایت مدیریت کنید. 

4- تولید محتوا: بی شک سخت ترین قسمت ماجرا همین تولید محتوا است که باید بر اساس اهداف و نیازهای مخاطبان، برنامه‌ریزی برای تولید محتوا ارزشمند و جذاب انجام پذیرد و شاید به خاطر همین سختی کار بسیاری از مدیران سازمانها ترجیح می دهند اصلا حضوری در فضای مجازی نداشته باشند که این خود بزرگترین اشتباه است. برای تولید محتوا به شکل مناسب می‌توانید از تنوع لازم که ابزارهای فضای مجازی در اختیار شما قرار می دهند بهره ببرید و محتوای خود را به شکل مطالب نوشتاری یا تصاویر، ویدیوها، پادکست‌ها و سایر اشکال رسانه ای تولید نمایید. البته این نکته هم مهم است که محتوای تولیدی باید قابل اشتراک گذاری و تعامل پذیری از سوی مخاطبان باشد.

5- تقویم محتوا: برنامه‌ریزی و زمانبندی منظم برای تولید و انتشار محتوا و ارتباط با مخاطبان بسیار مهم است. برای همین لازم است تعیین زمان‌های مناسب برای انتشار مطالب، پاسخ به نظرات و پیام‌ها، برگزاری رویدادها و کمپین‌ها را درنظر بگیرید.

6- پایش و اندازه‌ گیری: پس از شروع اجرای استراتژی حضور در فضای مجازی، مهم است که عملکرد خود را پایش کنید. استفاده از ابزارها و معیارهای تحلیلی مانند آمار بازدید و ترافیک، درصد مشارکت کاربران، تعداد اعضای و پسندها و سایر معیارها به شما کمک می‌کند تا میزان موفقیت استراتژی و اقدامات خود را ارزیابی کنید و بر اساس نتایج، استراتژی خود را بهبود داده و تغییرات لازم را اعمال کنید.

7- تعامل با مخاطبان: همه این تلاش ها صورت می گیرد تا سازمان با ذهنیت های مخاطب خود بیش از پیش آشنا گردد بنابراین بخشی از استراتژی سازمان برای حضور در فضای مجازی باید شامل تعامل با مخاطبان باشد. پاسخگویی به نظرات، پرسش ها و درخواست‌ مخاطبان، برقراری ارتباط مستقیم و ایجاد ارزش برای آنها از مهمترین عناصر استراتژی حضور در فضای مجازی است.

8- انعطاف پذیر بودن: استراتژی های حضور در فضای مجازی نباید سخت و مقاوم باشد بلکه بسیار ضروری است که این راهبردها قابل تنظیم و بهبود باشند. بنابراین بر اساس بازخورد مخاطبان و نتایج پایش و اندازه گیری های انجام شده، استراتژی خود را بهبود دهید و تغییرات لازم را اعمال کنید و با تحلیل نتایج و آزمایش‌های مختلف، به یک استراتژی بهینه و کارآمد برای حضور در فضای مجازی برسید.

با اجرای مراحل فوق و با توجه به اهداف خود و نیازهای و انتظارات مخاطبان، می‌توانید استراتژی مشخص و مؤثری برای حضور در فضای مجازی ایجاد کنید. این را نیز به یاد داشته باشید که فضای مجازی پویا است و همواره تغییراتی در رفتار کاربران و فناوری رخ می‌دهد، بنابراین استراتژی شما باید قابل تنظیم و انعطاف‌پذیر باشد.

توصیه های بیشتر برای اهمیت حضور استراتژیک در فضای مجازی

اگر بعنوان مدیر سازمان هنوز به باور کافی برای حضور استراتژیک در فضای مجازی نرسیدید خوبست به نکات زیر نیز توجه نمایید:

  • بررسی مزایا و معایب: بعنوان مدیر سازمان به دقت مزایا و معایب حضور در فضای مجازی را بررسی کنید و خود به این درک برسید که حضور در فضای مجازی می‌تواند به افزایش شناخت برند، برقراری ارتباط مؤثر با مشتریان و جذب بازار هدف کمک کند.
  • تحلیل رقبا و صنعت: از کارشناسان خبره بخواهید تحلیلی دقیق از رقبا و صنعت مورد نظر انجام دهند تا بدانید وضعیت سازمان شما در این اکوسیستم چگونه است. حضور در فضای مجازی به عنوان یک راهبرد مدیریتی می‌تواند به مزیتی رقابتی تبدیل شود و به سازمان کمک کند تا جایگاه قوی‌تری در بازار به دست آورد.
  • تأثیرات مثبت و اثربخشی: حضور موثر در فضای مجازی می‌تواند منجر به دستیابی به مشتریان جدید، افزایش فروش، ارتقای اعتبار و تقویت ارتباط با مشتریان شود. از کارشناسان خود در این حوزه بخواهید نمونه‌ها و شواهد موفقیت‌آمیز سازمان‌های دیگر را ارایه نمایند.
  • مطالبه از ارزش: حضور در فضای مجازی می‌تواند به سازمان کمک کند تا ارزش خود را به مشتریان نشان دهد. هر سازمان ویژگی ها و شرایط خاص خود را دارد، بنابراین تعیین و تأمین بودجه برای حضور موثر سازمان در فضای مجازی باید با توجه به شرایط خاص سازمان و محدودیت‌های مالی آن تعیین شود. با این حال گزارش های کارشناسی نشان می دهد تلاش برای ترویج سازمان از طریق فضای مجازی بسیار کم هزینه تر از روش های سنتی است.