شناسنامه شغل یک سند یا مدرک رسمی است که تعریف شغل در سازمان، جایگاه سازمانی و دیگر الزامات لازم برای یک شغل را بیان می کند. یک شناسنامه شغل می تواند شامل موارد زیر باشد:
عنوان شغل، جایگاه سازمانی، نوع شغل (صف یا ستاد)، معیارهای صلاحیت شغل شامل: تحصیلات، تجربه، مهارت‌ها و دانش و سایر ویژگی هایی که یک فرد برای انجام آن شغل باید (مانند الزامات ساعت کاری یا محیط کار خاص، سن، قد و وضعیت خاص جسمانی) داشته باشد. همچنین یک شناسنامه شغل شامل شرح وظایف جاری و ادواری و فهرست یا شرحی بر مسئولیت ها و اختیاراتی که آن شغل خواهد داشت.
در شناسنامه شغل آموزش های اولیه لازم برای شغل نوشته می شود ولی برای آموزش های بیشتر و ارتقاء شایستگی ها لازم است نیازهای آموزشی جدید شناسایی و اقدام شود. این دوره‌های آموزشی می تواند به شکل های مختلف از خودآموزی گرفته تا آموزش توسط سازمان‌های آموزشی، دانشگاه‌ها، موسسات حرفه‌ای و سازمان‌های مرتبط ارائه شوند. در برخی از شغل‌ها، داشتن رفتار حرفه‌ای و رعایت اصول اخلاق حرفه‌ای مهم است. این موارد شامل رعایت حریم خصوصی، احترام به مشتریان و همکاران، رعایت قوانین مرتبط با حرفه و سایر مسائل اخلاقی است که اگر رعایت آنها الزامی باشد باید در شناسنامه شغل به آنها اشاره شود.
مسئولیت تهیه شناسنامه شغل
در یک سازمان، معمولاً مسئولیت تهیه شناسنامه شغل بر عهده واحد منابع انسانی (Human Resources) است. البته واحد منابع انسانی در یک سازمان مسئولیت‌های متعددی را برعهده دارد از جمله شناسایی، جذب و استخدام کارکنان، آموزش و توسعه، ارزیابی عملکرد، حقوق و مزایا و تعیین سیاست‌ها و مقررات شغلی و مسائل مرتبط با منابع انسانی است.
توصیه می‌شود که در تدوین شناسنامه شغل، با دستورالعمل‌ها و استانداردهای مربوطه در سازمان خود آشنا شوید و از منابع معتبر و مشاوره منابع انسانی استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که شناسنامه شغل به درستی و بر اساس نیازها و رویکردهای سازمان شما تهیه شده است. همچنین، می‌توانید با افراد دیگری که در همان شغل یا حوزه مشابه فعالیت می‌کنند، مشورت کنید و از تجربیات آنها بهره‌برداری کنید. همچنین، در هنگام تدوین شناسنامه شغل، می‌توانید با کارکنان و مدیران مرتبط در سازمان خود مصاحبه کنید تا اطلاعات دقیقتری درباره وظایف، مسئولیت‌ها و نیازهای شغلی را دریافت کنید. این گفتگوها می‌توانند به شناخت بهتری از شغل و نیازهای آن کمک کنند. در صورت وجود سازمان‌ها یا انجمن‌های مرتبط با حوزه شغلی خود، می‌توانید از آنها همکاری و راهنمایی در تهیه شناسنامه شغل بهره ببرید. این سازمان‌ها و انجمن‌ها ممکن است دستورالعمل‌ها، الگوها و منابع مفیدی را برای تدوین شناسنامه شغل در اختیار شما قرار دهند.
تایید و تصویب گام های لازم بعدی
پس از تدوین شناسنامه شغلی، معمولاً نیاز است تا این سند توسط چندین نفر در سازمان تایید شود. افرادی که باید شناسنامه شغلی را تایید کنند، ممکن است در سازمان مختلف، متفاوت باشند، اما در زیر فهرستی از نمونه افرادی که معمولاً در این روند درگیر می‌شوند را بیان کردم:
- مدیر منابع انسانی: مدیر منابع انسانی معمولاً نقش کلیدی در تایید شناسنامه شغلی دارد. او مسئولیت نظارت بر فرایند تدوین و تایید شناسنامه شغلی را دارد و از تطابق آن با استانداردها و سیاست‌های سازمان اطمینان حاصل می‌کند.
- مدیر مستقیم: مدیر مستقیم کارکنان معمولاً نیاز دارد شناسنامه شغلی را تایید کند. او مسئولیت تایید محتوا و صحت اطلاعات مرتبط با وظایف و مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و صلاحیت‌ها را دارد.
- کارشناسان مربوطه: در بعضی موارد، کارشناسان مربوط به شغل مورد بررسی نیز در فرایند تایید شناسنامه شغلی دخیل می‌شوند. آنها می‌توانند به عنوان منابع تخصصی استفاده شوند و صحت و کاملیت اطلاعات فنی را بررسی کنند.
- مدیران سطوح بالاتر: در برخی سازمان‌ها، ممکن است نیاز باشد که مدیران سطوح بالاتر (مثلا مدیرعامل یا حتی هیات مدیره) نیز شناسنامه شغلی را تایید کنند، به ویژه در صورتی که تغییرات سازمانی یا استراتژیک مرتبط با شغل رخ داده باشد.
- کارگروه‌های تخصصی: در برخی موارد، برای تایید شناسنامه شغلی، نیاز به نظر گرفتن از کارگروه های تخصصی مرتبط مثلا کارگروه استخدام می‌باشد. این گروه‌ها می‌توانند نظرات و پیشنهادات خود را درباره مطالب شناسنامه شغلی ارائه کنند.
اطلاع رسانی شناسنامه شغل
پس از تایید و تصویب شناسنامه شغلی، برای اطلاع رسانی در سازمان، می‌توانید اقدامات زیر را انجام دهید:
- ارسال همراه نامه رسمی: تهیه یک نامه رسمی که شناسنامه شغلی را به همراه توضیحات مربوطه شرح داده و آن را به مدیران و مسئولان مربوطه در سازمان ارسال کنید. در این نامه، می‌توانید به تایید و تصویب شناسنامه شغلی اشاره کرده و نحوه اجرای آن را توضیح دهید.
- برگزاری جلسه اطلاع رسانی: برگزاری یک جلسه اطلاع رسانی با حضور مدیران و کارکنان مرتبط سازمان، جهت اعلام و توضیح جزئیات شناسنامه شغلی، اهداف آن و تغییراتی که احتمالاً در ساختار سازمانی ایجاد می‌شود. در این جلسه، می‌توانید سوالات و ابهامات کارکنان را پاسخ دهید و همچنین از نظرات و بازخوردهای آنها استفاده کنید.
- ارسال ایمیل و مستندات: برای اطلاع رسانی به تمام کارکنان سازمان، می‌توانید ایمیلی حاوی شناسنامه شغلی، توضیحات مربوطه و لینک‌های مرتبط ارسال کنید. همچنین، می‌توانید مستندات مرتبط را در سیستم داخلی سازمان قرار دهید تا کارکنان بتوانند به آنها دسترسی داشته باشند.
- ایجاد وبسایت یا پورتال داخلی: ایجاد یک بخش ویژه در وبسایت سازمان یا پورتال داخلی به نام "شناسنامه‌های شغلی" که حاوی تمام شناسنامه‌های تایید شده است. در این بخش، می‌توانید شناسنامه شغلی مربوطه را قرار دهید و کارکنان بتوانند به آنها دسترسی داشته باشند.
- فراهم کردن جلسات آموزشی: برگزاری جلسات آموزشی و آشنایی با محتوای شناسنامه شغلی برای کارکنانی که مستعد نیستند یا نیاز به آموزش دارند، می‌تواند کمک کند تا همه اعضای سازمان با محتوا و تغییرات جدید آشنا شوند.
در هر صورت، اهمیت ارتباط و اطلاع رسانی در فرایند تایید و تصویب شناسنامه شغلی بسیار مهم است. بنابراین، توصیه می‌شود که برنامه‌هایی برای ارتباط و اطلاع رسانی فعال در سازمان خود داشته باشید تا اعضا در جریان تغییرات باشند و به سرعت به شناسنامه شغلی جدید سازمان دست پیدا کنند.
دیدگاه خود را بنویسید