صورت جلسه یک سند رسمی است که شامل جزئیات جلسه و تصمیماتی که در آن گرفته شده است. برای نوشتن یک صورت جلسه، می‌توانید اطلاعات زیر را در آن ثبت کنید.
1. عنوان صورت جلسه: این بخش شامل نام سازمان یا شرکت، تاریخ و موضوع جلسه است.
2. حضور و غیاب: در این قسمت باید نام اعضای حاضر در جلسه را نوشته و نام افرادی که حاضر نبودند را نیز ذکر کرد.
3. مطرح شدن موضوعات: در این قسمت باید موضوعاتی که در جلسه مطرح شده است، به صورت خلاصه ذکر شوند.
4. بحث و تصمیمات: در این قسمت باید تصمیماتی که در جلسه گرفته شده است به همراه توضیحات آنها ذکر شوند.
5. مسئولیت پذیری و زمان انجام کارها: در این قسمت باید کارهایی که به عهده اعضای جلسه قرار گرفته است، به صورت خلاصه و دقیق به همراه مهلت انجام آن کارها (مصوبات) ذکر شود.
6. تعیین زمان جلسه بعدی: در این قسمت باید تاریخ و زمان جلسه بعدی را مشخص کنید.
7. امضا: در انتهای صورت جلسه، باید اعضای حاضر در جلسه امضا کنند.
بعد از نوشتن صورت جلسه، آن را برای تمامی اعضای حاضر در جلسه و همچنین مدیران و مسئولان مربوطه ارسال کنید.
فرم صورتجلسه
برای نوشتن صورت جلسه معمولا از یک قالب مشخص استفاده می‌شود که شامل بخش‌های مختلفی مانند عنوان، حضور و غیاب، مطرح شدن موضوعات، بحث و تصمیمات، مسئولیت پذیری، تعیین زمان و امضای اعضای جلسه می‌باشد.
استفاده از قالب منظم و مشخص برای نوشتن صورت جلسه به شما کمک می‌کند تا از اطلاعات مهمی که در جلسه گرفته شده است، با دقت و درستی گزارش دهید و همچنین به صورتی منظم و مرتب اطلاعات را ارائه دهید.
در واقع، قالبی که برای صورت جلسه استفاده می‌شود، باید شامل تمامی اطلاعات مهمی باشد که در جلسه گرفته شده است و همچنین باید با استانداردهای مربوط به صورت جلسه مطابقت داشته باشد.
نکاتی برای نوشتن بهتر صورتجلسه
1. دقت در گرفتن نکات مهم: در هنگام جلسه باید به دقت گوش داده و نکات مهم را یادداشت کنید. برای نوشتن یک صورت جلسه دقیق و کامل، لازم است که تمامی اطلاعات مهمی که در جلسه گرفته شده است برای شما قابل دسترسی باشد.
2. استفاده از قالب منظم: استفاده از یک قالب منظم برای صورت جلسه، به شما کمک می‌کند تا اطلاعات را به صورت منظم و مرتب گزارش دهید و همچنین به اطمینان حاصل کنید که هیچ اطلاعاتی از دست نرفته است.
3. استفاده از زبان مناسب: در نوشتن صورت جلسه، باید از زبان رسمی و مناسب استفاده کنید و از عباراتی که مبهم هستند یا ممکن است برای افراد دیگری قابل فهم نباشند، خودداری کنید.
4. ذکر تصمیمات به صورت دقیق: در بخش تصمیمات، باید تصمیمات گرفته شده را به صورت دقیق و شفاف ذکر کنید و همچنین توضیح دهید که چه اقداماتی برای اجرای آنها انجام خواهد شد.
5. امضای اعضای حاضر در جلسه: در انتهای صورت جلسه، باید اعضای حاضر در جلسه امضا کنند تا این نشان دهد که آنها با محتوای صورت جلسه موافقت می‌کنند.
6. ارسال صورت جلسه به افراد مربوطه: پس از نوشتن صورت جلسه، باید آن را به تمامی افرادی که در جلسه حضور داشتند و همچنین به مدیران و مسئولان مربوطه ارسال کنید. این کار به آنها کمک می‌کند تا با آخرین تصمیمات و اطلاعات جلسه آشنا شوند و اقدامات لازم را انجام دهند.
نرم افزارهای مرتبط
برای نوشتن صورت جلسه و ثبت مصوبات، می‌توانید از نرم افزارهای مختلف استفاده کنید. در ادامه چند نرم افزار کاربردی بدین منظور معرفی شده اند:
1. Microsoft Word: این نرم افزار محبوب و رایج، برای نوشتن صورت جلسه و ثبت مصوبات بسیار مناسب است. با استفاده از این نرم افزار، می‌توانید قالب منظمی برای صورت جلسه خود ایجاد کنید و به راحتی مصوبات را ثبت کنید.
2. Google Docs: این نرم افزار آنلاین و رایگان، برای نوشتن صورت جلسه و ثبت مصوبات مناسب است. با استفاده از این نرم افزار، می‌توانید به صورت همزمان با دیگران، به نوشتن صورت جلسه پرداخته و به راحتی مصوبات را ثبت کنید.
3. Trello: این نرم افزار، برای مدیریت پروژه‌ها و وظایف، بسیار مناسب است. با استفاده از این نرم افزار، می‌توانید تصمیمات و مصوبات را به عنوان وظایفی در Trello ثبت کنید و آنها را به راحتی مدیریت کنید.
4. Asana: این نرم افزار نیز برای مدیریت پروژه‌ها و وظایف، بسیار مناسب است. با استفاده از این نرم افزار، می‌توانید تصمیمات و مصوبات را به عنوان وظایفی در Asana ثبت کنید و آنها را به راحتی مدیریت کنید.
5. Evernote: این نرم افزار برای یادداشت‌برداری، بسیار مناسب است. با استفاده از این نرم افزار، می‌توانید یادداشت‌هایی از جلسه و تصمیمات گرفته شده، برای خودتان ثبت کنید و به راحتی آنها را مرور کنید.
در نهایت، برای انتخاب نرم افزار مناسب برای نوشتن صورت جلسه و ثبت مصوبات، به نیازهای خاص خودتان توجه کنید و نرم افزاری را انتخاب کنید که بیشترین امکاناتی را که برای شما مهم است، فراهم می‌کند.
دیدگاه خود را بنویسید