آنبوردینگ یا Onboarding به فرآیند ورود و یا شروع کار یک فرد جدید در یک سازمان یا سازمانی مشخص اطلاق می‌شود. این فرآیند شامل تسهیل و هماهنگ کردن فرد جدید با محیط کاری، فرآیندها و سیستم‌های سازمانی است. هدف اصلی آنبوردینگ، کمک به فرد جدید برای سریع واقعی شدن، تعامل با همکاران و فهمیدن وظایف و مسئولیت‌های خود در سازمان است. این فرآیند معمولاً شامل موارد زیر می‌شود:
- معرفی: فرد جدید به سایر اعضای سازمان معرفی می‌شود و معرفی می‌شود. این می‌تواند شامل جلسات معرفی، تورهای سازمانی و معرفی همکاران باشد.
- آموزش: فرد جدید به آموزش‌های لازم برای انجام وظایف خود در سازمان می‌پردازد. این شامل آموزش‌های فنی، آموزش‌های سیستم، آموزش‌های ایمنی و هر آموزش دیگری است که برای اجرای وظایف مورد نیاز است.
- تعیین وظایف و مسئولیت‌ها: در این مرحله، وظایف، مسئولیت‌ها و انتظارات سازمان نسبت به فرد جدید مشخص می‌شود. این شامل تعیین وظایف روزمره و ارایه شناسنامه شغل، تعیین اهداف کاری و ارائه دستورالعمل‌های مرتبط است.
- همکاری و تعامل: فرد جدید با همکاران و اعضای سازمان برای ایجاد روابط مثبت و موثر همکاری می‌کند. این می‌تواند شامل جلسات مشارکتی، کارگروهی و فعالیت‌های اجتماعی باشد.
- ارزیابی و پشتیبانی: در طول فرآیند آنبوردینگ، فرد جدید ارزیابی می‌شود و بازخورد دریافت می‌کند. این ارزیابی می‌تواند شامل نظرسنجی‌ها، بررسی عملکرد و جلسات ارزیابی باشد. همچنین، فرد جدید در صورت نیاز از پشتیبانی فنی یا اطلاعاتی برخوردار خواهد شد.
مهم است که یک فرآیند آنبوردینگ کامل و موثر در سازمان وجود داشته باشد تا فرد جدید به طور سریع به فعالیت خود بپردازد و به عنوان عضوسازمان به خوبی یادگیری و عملکرد داشته باشد. این کمک می‌کند تا فرد جدید به سرعت به تیم و فرآیندهای سازمانی عادت کند و در محیط کاری بهتری یادگیری و توسعه یابد.
علت عدم توجه برخی سازمان‌ها به آنبوردینگ می‌تواند به عوامل مختلفی برگردد:
- نبود فهم کافی درباره اهمیت آنبوردینگ: برخی سازمان‌ها ممکن است درک کاملی از اهمیت آنبوردینگ نداشته باشند. آنها ممکن است فکر کنند که فرآیند استخدام یک فرد را به تنهایی باید کارآمد کند و نیازی به یک فرآیند جداگانه مانند آنبوردینگ نباشد.
- تمرکز بر فشار زمانی: برخی سازمان‌ها، به ویژه در محیط‌های پرفشار زمانی، ممکن است تمرکز خود را بیشتر بر روی استخدام سریع کرده و آنبوردینگ را به دستورالعمل‌های معمول گذاشته باشند. این می‌تواند منجر به عدم تخصیص منابع کافی برای آموزش و یاری فرد جدید شود.
- نبود بودجه و منابع کافی: برگزاری یک فرآیند آنبوردینگ کیفی و جامع نیاز به منابع مالی و انسانی دارد. برخی سازمان‌ها ممکن است به دلیل محدودیت منابع، نتوانند برای آنبوردینگ منابع کافی را اختصاص دهند.
- نادیده گرفتن اثرات عدم آنبوردینگ: برخی سازمان‌ها ممکن است عواقب عدم آنبوردینگ را نادیده بگیرند یا اهمیت آن را کمتر از اهمیت دیگر فعالیت‌ها و پروژه‌ها در نظر بگیرند. آنها احتمالاً نتوانسته‌اند به طور کامل به ارتباط مستقیم بین آنبوردینگ موفق و کارآمدی و عملکرد سازمانی توجه کنند.
- نبود استراتژی بلندمدت: برخی سازمان‌ها ممکن است تمرکز خود را بر روی اهداف و پروژه‌های کوتاه مدت قرار داده و برنامه‌های آنبوردینگ جامع و بلندمدت را از دست بدهند. بدون استراتژی بلندمدت، آنبوردینگ ممکن است به تدریج از دستور کار سازمان خارج شود.
اگرچه دلایل فوق می‌توانند علت عدم توجه به آنبوردینگ در برخی سازمان‌ها باشند، اما اهمیت آنبوردینگ در بهبود عملکرد سازمان و حفظ و نگاهمیت آنبوردینگ در بهبود عملکرد سازمان و حفظ و نگهداری استعدادهای جدید نباید نادیده گرفته شود. استفاده از یک فرآیند آنبوردینگ مناسب می‌تواند کمک کند تا فرد جدید به سرعت واقعی شده و به طور مؤثری در سازمان عمل کند.
عدم انجام یا برگزاری مناسب آنبوردینگ می‌تواند به مشکلات و اشکالات زیر منجر شود:
- کاهش عملکرد: فرد جدید ممکن است با وظایف و فرآیندهای سازمانی آشنایی نداشته باشد و نتواند به طور کامل واقعی شود. این ممکن است باعث کاهش عملکرد و عملکرد نامطلوب در ابتدای استخدام شود.
- افزایش خروج کارکنان: فرد جدید که با محیط کاری و فرآیندهای سازمانی آشنا نیست، ممکن است احساس عدم انسجام و تناسب با سازمان کند. این می‌تواند منجر به افزایش نرخ خروج کارکنان و نیاز به جستجوی کارمندان جدید شود.
- نیاز به مراقبت‌های بیشتر از سوی همکاران و مدیران: در صورتی که فرد جدید به درستی آموزش داده نشود، احتمالاً نیاز به راهنمایی بیشتر از سوی همکاران و مدیران را خواهد داشت. این ممکن است به کاهش بهره‌وری و افزایش بار کاری برای سایر اعضای تیم منجر شود.
- عدم تطبیق فرد جدید با فرهنگ سازمانی: فرهنگ سازمانی یک سازمان راهبردی است که تعیین کننده رفتارها، ارزش‌ها و اعتقادات است. اگر فرد جدید به درستی با فرهنگ سازمانی آشنا نشود، ممکن است دچار عدم تطبیق و عدم تناسب با سازمان شود.
- افزایش هزینه‌های آموزش و بازآموزی: در صورتی که فرد جدید به درستی آموزش داده نشود، ممکن است نیاز به آموزش و بازآموزی مکرر داشته باشد. این موضوع هزینه‌های اضافی برای سازمان را ایجاد می‌کند و زمان و منابع اضافی را مصرف می‌کند.
به طور کلی، عدم انجام یا برگزاری مناسب آنبوردینگ می‌تواند منجر به کاهش عملکرد، کاهش رضایت کارکنان، افزایش نرخ خروج کارکنان و هزینه‌های اضافی برای سازمان شود. بنابراین، آنبوردینگ مناسب از اهمیت بالایی برخوردار است.
اگر خواسته باشید آنبوردینگ را به درستی در سازمان پیاده کنید می توانید از چک لسیت زیر استفاده نمایید:
- استقرار و آماده‌سازی:
- معرفی محل استقرار در سازمان.
- آموزش و آشنایی با وظایف و مسئولیت‌های شغلی.
- آشنایی با سیاست‌ها، رویه‌ها و قوانین داخلی سازمان. - ارتباطات و همکاری:
- آشنایی با ساختار سازمانی و ارتباط با اعضای کلیدی.
- معرفی به تیم و همکاران و مدیران
- تعیین مسئولیت‌ها و ارتباط با سرپرستان و همکاران. - محیط کار:
- تهیه و تحویل تجهیزات و وسایل کاری لازم.
- اخذ دسترسی به سیستم‌ها و منابع مورد نیاز.
- ارائه آشنایی با امکانات محیط کار و خدمات پشتیبانی. - برنامه‌ریزی و تعیین اولویت‌ها:
- تعیین و تبیین وظایف و مسئولیت‌های شغلی.
- تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت و زمانبندی آنها. - فرآیندها و سیستم‌ها:
- آشنایی با مدارک و اسناد، سیستم‌ها و ابزارهای قابل استفاده در سازمان.
- آموزش در مورد رویه‌ها و فرآیندهای سازمانی.
با این تقسیم‌بندی، می‌توانید به طور سازمان‌دهی‌شده‌تر و منظم‌تر به موارد مورد نیاز برای آنبوردینگ فرد تازه استخدام شده در سازمان پرداخت کنید.
دیدگاه خود را بنویسید