چگونه یک روش اجرایی بنویسیم؟

يكی از انواع مستندات مهم و تاثیرگذار برای هر سازمانی روش اجرايی مدون است. اما پیش از تدوین یک روش اجرایی بهتر است یک نقشه برای فرایند مورد نظر ترسیم شود.

برای ترسیم یک نقشه فرایند باید گام های فرايند را مشخص کرده و توالی و تعامل فرايندهای سازمان را به صورت تصویری توصیف نمایید. فرايندها را ميتوان با استفاده از نمودارهای جريان، بيشتر توصيف نمود. نمودار جريان فرايند، توصيفی تصويری از فرايند يا روش اجرايی است. اين نمودار، مراحل فرايندی را که يک سازمان انجام ميدهد، مواردی که فرايند يا روش اجرايي را آغاز ميکند (يعني شروع فرايند و درونداد آن) و اينکه مرحله نهايی فرايند يا برونداد آن چيست، را نشان ميدهد.

علاوه بر نقشه فرایند لازم است توصيف فرايند نیز بیان شود. توصیف فرایند يک تشریح متنی از فرايند است. اين توصيف، مراحل فرايند را با واژه ها توضيح ميدهد و بعنوان مثال برای توصیف اجزای یک فرایند می توان از نمونه زیر استفاده کرد:

مالکان فرايند بايستی برای فرايندهای سيستم مديريت مشخص شوند. آنها اختيار و مسئوليت يک فرايند از شروع تا پايان  را بر عهده دارند بنابراين بايستی نقش خود را درک نموده و شايسته آن فرايند باشند. 

ساختار و قالب روش های اجرايی مدون بايستی از طريق متن، نمودارهای جريان، گردش کارهای خودکار، جداول، ترکيبی از آنها يا هر روش ديگری که متناسب با نيازهای سازمان باشد، توسط سازمان تعريف شود. يک روش اجرایی عموماً به پرسش هایی مانند چه کسی، چه چيزی، چه زمانی، کجا، و با چه منابعی پاسخ می دهد. 

روشهای اجرايی مدون بايستی شامل اطلاعات ضروری برای انجام صحيح فعاليت هايی که فرايند را تشکيل ميدهد، باشد و به هر يک از الزامات سازمان ارجاع دهد تا اطلاعات مدون حفظ شود و بايستی دارای شناسه منحصر به فرد نیز باشد.