رویکرد فرایندی (Process Approach) یک رویکرد مدیریتی است که در آن فعالیت‌ها و وظایف سازمان به عنوان فرآیندها در نظر گرفته می‌شوند. در این رویکرد، سازمان به عنوان یک سری از فرآیندها در نظر گرفته می‌شود که هدف آنها ارائه محصولات و خدمات به مشتریان است. این رویکرد متمرکز بر فرآیندها به جای تمرکز بر بخش‌ها و وظایف مختلف سازمان است.
برای اجرای رویکرد فرایندی، مراحل زیر معمولاً انجام می‌شوند:
1. شناسایی فرآیندها: در این مرحله، فرآیندها و زیرفرآیندهای موجود در سازمان شناسایی و توصیف می‌شوند. این شناخت شامل شناخت وظایف، نقش‌ها، ورودی‌ها و خروجی‌ها، منابع مورد نیاز و همچنین تعاملات بین فرآیندها است.
2. مستندسازی فرآیندها: مستندسازی فرایندها کمک شایانی به سازمان می کند تا مراحل مختلف یک فرایند به طور کامل مشخص گردد. تعیین معیارهای پایش و اندازه گیری عملکرد فرایندها نیز یکی از گام های مهم در این مستندسازی است. پس از مستندسازی، مستندات فراینها برای اجرایی شدن در سطوح مختلف سازمان باید تایید، تصویب و ابلاغ شوند.
3. مدیریت فرآیندها: در این مرحله، فرآیندها مدیریت و کنترل می‌شوند. این مدیریت شامل پایش و اندازه گیری شاخص‌ها، اهداف و عملکرد مورد انتظار فرآیندها، ایجاد نظارت و پیگیری روزانه بر عملکرد، جمع‌آوری داده‌ها و ارزیابی فرآیندها است. همچنین در این مرحله، عملکرد فرآیندها مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرند تا مشکلات و نقاط قوت آنها شناسایی شود. سپس اقدامات بهینه‌سازی و بهبود فرآیندها انجام می‌شود تا عملکرد بهتری ارائه شود.
4. بهبود مستمر: رویکرد فرایندی به بهبود مستمر توجه دارد. در این مرحله، با تحلیل داده‌ها و بازخوردها، فرآیندها بهبود یافته و مقررات و روش‌های بهتری برای اجرای آنها ایجاد می‌شود.
مزایای استفاده از رویکرد فرایندی عبارتند از:
- تمرکز بر ارائه محصولات و خدمات بهتر به مشتریان و افزایش رضایت آنها
- افزایش اثربخشی و کارایی فرآیندها و کاهش خطاها و مشکلات
- شفافیت بیشتر در سازمان و درک بهتر از تعاملات و ارتباطات بین واحدها
- ایجاد قابلیت پایش و اندازه‌گیری و مدیریت دقیق تر عملکرد سازمان
- افزایش هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم و واحدهای مختلف سازمان
- ایجاد امکان پیش‌بینی و مدیریت ریسک‌ها
- ایجاد قابلیت انعطاف‌پذیری و سازگاری با تغییرات در محیط کسب و کار
رویکرد فرایندی به عنوان یک رویکرد راهبردی در مدیریت، بهبود عملکرد سازمان را تضمین می‌کند و به صورت مستمر به پیشرفت و بهبود مستمر سازمان کمک می‌کند. نتایج سازگار و قابل پیش بینی با اثربخشی و کارآیی بیشتر موقعی به دست می آید که فعالیت ها به عنوان فرایندهای مرتبط با یکدیگر به شکل یک سیستم منسجم درک و مدیریت شوند. سیستم مدیریت کیفیت شامل فرآیندهای مرتبط با یکدیگر است. درک چگونگی نتایج تولید شده توسط این سیستم یک سازمان را برای بهینه سازی سیستم و عملکرد آن توانمند می سازد.
استاندارد ایزو 9000 مزایای کلیدی بکارگیری رویکرد فرآیندی را موارد زیر می داند:
- افزایش توانایی به منظور تمرکز تلاش بر روی فرآیندهای کلیدی و فرصت های بهبود
- دستاوردهای سازگار و قابل پیش بینی از طریق یک سیستم از فرآیندهای هماهنگ شده
- عملکرد بهینه از طریق مدیریت اثربخش فرآیند، استفاده کارآمد از منابع و کاهش موانع چند منظوره
- امکان اعتماد سازی سازمان برای ذینفعان در مورد ثبات، اثربخشی و کارایی آن
و این استاندارد می خواهد اقداماتی به شرح زیر انجام پذیرد:
- تعریف اهداف سیستم و فرایندهای لازم برای دستیابی به آنها
- ایجاد اختیار، مسئولیت و پاسخگویی برای مدیریت فرآیندها
- درک توانایی های سازمان و تعیین محدودیت های منابع قبل از اقدام
- تعیین وابستگی های متقابل فرآیند و تحلیل اثر تغییرات در فرآیندهای منحصر بفرد در کل سیستم
- مدیریت فرآیندها و روابط متقابل آنها به عنوان یک سیستم برای دستیابی به اهداف کیفیت سازمان به طور موثر و کارآمد
- اطمینان از اینکه اطلاعات لازم برای عمل و بهبود فرآیندها و پایش، تحلیل و ارزیابی عملکرد از کل سیستم در دسترس است.
- مدیریت ریسک هایی که می تواند بر خروجی فرآیندهای و دستاوردهای کلی سیستم مدیریت کیفیت اثرگذار باشند.
دیدگاه خود را بنویسید